La Clinique Omicron Inc. reconnaît que la protection des renseignements personnels repose en grande partie sur la vigilance et les bonnes pratiques de son personnel. C’est pourquoi des mesures de formation et de responsabilisation sont mises en place pour garantir une gestion sécurisée des données tout au long de leur cycle de vie.

14.1. Sensibilisation des employés à la protection des renseignements personnels

La sensibilisation du personnel est essentielle pour prévenir les incidents de confidentialité. La Clinique Omicron s’engage à offrir des formations continues adaptées aux rôles et responsabilités de chacun.

Programme de formation continue : 
– Formation initiale à l’embauche : 
– Introduction aux principes de base de la protection des renseignements personnels.
– Présentation des politiques internes en matière de sécurité de l’information.
– Sensibilisation aux risques liés à la gestion des données (cybersécurité, erreurs humaines, etc.).

– Formations périodiques : 
– Ateliers de mise à jour sur les nouvelles pratiques de sécurité et les changements législatifs (ex. : Loi 25 du Québec).
– Simulations d’incidents de sécurité pour renforcer la capacité de réaction des employés.
– Séances de sensibilisation sur la gestion des incidents de confidentialité et la prévention des fuites de données.

– Modules spécialisés : 
– Formations ciblées pour les employés ayant un accès privilégié à des données sensibles (ex. : personnel médical, ressources humaines, TI).
– Sécurité des technologies de l’information, incluant les bonnes pratiques pour l’utilisation des courriels, des mots de passe, des appareils mobiles, etc.

Suivi et évaluation : 
– Tests de connaissances pour évaluer la compréhension des enjeux de protection des données.
– Rapports de participation obligatoires pour tous les employés, avec des rappels en cas de non-conformité.

14.2. Ententes de confidentialité pour les employés et sous-traitants

Afin de renforcer la protection des renseignements personnels, la Clinique Omicron exige que tous les employés, fournisseurs et sous-traitants signent des ententes de confidentialité.

Contenu des ententes de confidentialité : 
– Engagement à la confidentialité : Obligation de protéger la confidentialité des renseignements personnels et de limiter leur utilisation aux seules fins professionnelles autorisées.
– Accès restreint aux données : Engagement à n’accéder qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice des fonctions assignées.
– Responsabilités en cas d’incident : Obligation de signaler rapidement tout incident de confidentialité ou toute violation de la sécurité des données.
– Sanctions en cas de non-respect : Précision des mesures disciplinaires pouvant être prises en cas de manquement (avertissement, suspension, voire résiliation du contrat de travail ou de service).

Application aux sous-traitants :
– Tout sous-traitant ayant accès à des renseignements personnels doit également signer une entente de confidentialité avant de commencer ses activités.
– Les contrats de service incluent des clauses spécifiques sur la protection des données, notamment des exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de gestion des incidents.

Audit de conformité : 
– La Clinique effectue des audits internes réguliers pour s’assurer que les employés et les sous-traitants respectent leurs engagements en matière de confidentialité.
– En cas de non-conformité, des mesures correctives sont rapidement mises en œuvre.

Ces initiatives visent à créer une culture organisationnelle forte axée sur la protection des renseignements personnels et à responsabiliser chaque membre de l’équipe dans la gestion sécurisée des données.