La Clinique Omicron Inc. s’engage à traiter de manière rigoureuse et confidentielle toute plainte relative à la protection des renseignements personnels. Ce processus vise à garantir la transparence, le respect des droits des personnes concernées, ainsi que la conformité aux obligations légales prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

16.1. Comment déposer une plainte

Toute personne concernée peut déposer une plainte si elle estime que la Clinique Omicron :
– A mal géré ses renseignements personnels ;
– N’a pas respecté ses obligations légales en matière de confidentialité ;
– N’a pas répondu de manière satisfaisante à une demande liée à l’accès, la rectification, la suppression ou la portabilité de ses données.

Modalités de dépôt de plainte : 
– La plainte doit être soumise par écrit (courriel ou lettre) au Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP).
– La plainte doit contenir les informations suivantes :
– Nom complet du plaignant ;
– Coordonnées (adresse, numéro de téléphone, courriel) ;
– Description précise des faits reprochés ;
– Documents pertinents à l’appui de la plainte (le cas échéant).

Coordonnées pour déposer une plainte : 
Courriel : protectionrenseignements@cliniqueomicron.ca
Téléphone : 514-606-3350 

16.2. Délais de traitement

La Clinique Omicron traite chaque plainte de manière confidentielle et impartiale, selon les étapes suivantes :

1. Accusé de réception de la plainte : 
– La Clinique accuse réception de la plainte dans un délai de 5 jours ouvrables suivant sa réception.
– Un accusé de réception écrit est envoyé au plaignant, confirmant la réception de la plainte et précisant le délai estimé de traitement.

2. Évaluation de la plainte : 
– Le RPRP analyse la plainte, évalue les faits, recueille des informations supplémentaires si nécessaire et consulte les parties concernées.
– Cette évaluation inclut une analyse de la conformité des pratiques de la Clinique avec les lois applicables.

3. Réponse au plaignant : 
– La Clinique Omicron fournit une réponse écrite motivée dans un délai de 30 jours suivant la réception de la plainte complète.
– La réponse précise les conclusions de l’évaluation, les mesures correctives éventuelles prises, ou les raisons d’un éventuel refus de donner suite à la plainte.

4. Prolongation du délai (si nécessaire) : 
– Si des circonstances exceptionnelles empêchent de répondre dans les 30 jours, la Clinique informera le plaignant des motifs du retard et du délai supplémentaire requis.

16.3. Recours auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)

Si le plaignant n’est pas satisfait de la réponse fournie par la Clinique Omicron ou s’il estime que ses droits n’ont pas été respectés, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

Coordonnées de la Commission d’accès à l’information du Québec : 
Site Web : www.cai.gouv.qc.ca
– Téléphone : 1-888-528-7741
– Formulaire de plainte : Disponible en ligne sur le site de la CAI

La plainte à la CAI doit être accompagnée de toute la documentation pertinente, y compris la copie de la plainte initialement soumise à la Clinique Omicron et la réponse reçue, le cas échéant.