Politique de confidentialité.

Politique de confidentialité

Date de la dernière mise à jour : 1 février 2025

POLITIQUE DE GOUVERNANCE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (RP) DÉTENUS PAR LA CLINIQUE OMICRON ET POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

PRÉAMBULE

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La présente politique encadre l’utilisation des outils de soins virtuels fournis par la Clinique Omicron. Elle vise à :

– Protéger les droits des patients conformément aux normes déontologiques des ordres professionnels, notamment le Collège des médecins du Québec (CMQ), l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), l’Ordre des psychologues du Québec (OPQ), l’Ordre professionnel des diététistes du Québec (OPDQ), ainsi que d’autres ordres pertinents selon la spécialité impliquée.

– Définir les responsabilités légales de la Clinique Omicron et des professionnels de la santé ;

– Assurer la conformité avec les lois applicables, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS).

En prenant rendez-vous pour une téléconsultation via notre site web, vous consentez automatiquement à la présente politique. Ce consentement est juridiquement contraignant.

2. APPLICATION

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2.1. Portée du Consentement
En confirmant un rendez-vous pour une téléconsultation via la plateforme de la Clinique Omicron, vous :
– Reconnaissez avoir pris connaissance, compris et accepté les termes de la présente politique de consentement aux soins virtuels ;
– Consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à notre politique de confidentialité ;
– Comprenez que ce consentement est valide pour toutes les téléconsultations futures réalisées avec la Clinique Omicron, à moins d’un retrait explicite formulé par écrit.

2.2. Caractère Juridiquement Contraignant
– Ce consentement constitue un accord légal entre vous (le patient) et la Clinique Omicron, équivalent à un consentement écrit signé.
– Le fait de cocher la case « J’accepte » ou de confirmer un rendez-vous via notre site web constitue un consentement exprès, libre et éclairé.
– En cas de litige, la preuve de votre acceptation pourra être établie par la confirmation électronique du rendez-vous.

2.3. Conditions de Validité du Consentement
– Le consentement est réputé valide tant que le patient n’en notifie pas le retrait par écrit à l’adresse suivante : protectionrenseignements@cliniqueomicron.ca.
– En cas de changement significatif dans les modalités de prestation des soins virtuels, un nouveau consentement pourra être exigé.

2.4. Limites du Consentement Automatique
– Ce consentement ne remplace pas le consentement spécifique requis pour certains actes médicaux, traitements invasifs, ou interventions nécessitant une évaluation clinique en personne.
– Le patient conserve le droit de refuser à tout moment une téléconsultation et de demander une consultation en présentiel.

2.5. Clause de Non-Responsabilité
_ »En confirmant votre rendez-vous, vous reconnaissez avoir été informé des conditions de la téléconsultation, des risques associés à l’utilisation des technologies numériques, et des limites liées à l’absence d’examen physique direct. »_

3. DÉFINITIONS

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3.1. Qualité des Soins
– Fournir des soins conformes aux standards professionnels : La Clinique Omicron s’engage à ce que tous les professionnels de la santé, y compris les médecins, infirmiers, psychologues, et autres spécialistes, exercent leurs fonctions en respectant les normes déontologiques de leurs ordres professionnels respectifs (CMQ, OIIQ, OPQ, etc.).
– Les consultations virtuelles sont menées de manière à garantir une qualité de service équivalente à celle d’une consultation en personne, dans la mesure des limites technologiques et cliniques inhérentes aux soins à distance.

3.2. Protection des Renseignements Personnels
– La Clinique Omicron est responsable de la sécurité, de la confidentialité et de l’intégrité des données personnelles recueillies lors des téléconsultations, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
– Des mesures de cybersécurité rigoureuses (chiffrement des données, protocoles d’authentification, contrôle des accès) sont mises en place pour protéger les informations sensibles contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation accidentelle.

3.3. Information Transparente sur les Limitations des Téléconsultations
– La Clinique Omicron s’engage à informer clairement les patients des limites des consultations virtuelles, notamment :
– L’absence d’examen physique complet pouvant affecter le diagnostic ;
– L’impossibilité de gérer certaines situations d’urgence à distance ;
– La nécessité, dans certains cas, de recommander une consultation en personne ou un transfert vers des services spécialisés.
– Le patient est avisé que les soins virtuels peuvent ne pas convenir à toutes les conditions médicales et qu’il est de sa responsabilité de divulguer toute information pertinente afin d’assurer une évaluation adéquate.

3.4. Responsabilité en Cas d’Urgence Médicale
– La Clinique Omicron précise que les services de téléconsultation ne sont pas destinés à la gestion des urgences médicales.
– En cas de symptômes graves (douleur thoracique, détresse respiratoire, signes d’AVC, etc.), le patient doit immédiatement contacter les services d’urgence (composez le 9-1-1) ou se rendre à l’hôpital le plus proche.

3.5. Clause de Limitation de Responsabilité
_ »La Clinique Omicron ne saurait être tenue responsable des conséquences médicales liées à des consultations virtuelles lorsque des limitations inhérentes à ce mode de prestation ont été clairement communiquées au patient. »_

4. PRINCIPES FONDAMENTAUX DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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La Clinique Omicron établit les présentes limitations de responsabilité afin de définir clairement les obligations de la clinique et des patients dans le cadre des téléconsultations. Ces limitations visent à protéger la clinique tout en informant le patient des risques inhérents à l’utilisation des services de santé virtuels.

4.1. Limitations Liées aux Informations Fournies par le Patient
– Responsabilité des informations transmises : La Clinique Omicron ne peut être tenue responsable des décisions médicales prises sur la base d’informations incomplètes, inexactes, ou omises par le patient.
– Obligation de divulgation : Le patient est responsable de fournir des renseignements médicaux complets, exacts et à jour lors de la consultation. L’omission de détails importants peut compromettre l’exactitude du diagnostic et la qualité des soins.
– _Clause obligatoire :_ « Le patient reconnaît que l’exactitude du diagnostic repose sur la véracité et l’exhaustivité des informations qu’il fournit lors de la téléconsultation. »

4.2. Limitations Liées aux Contraintes Techniques
– Incidents techniques : La Clinique Omicron n’est pas responsable des interruptions de service, des problèmes de connexion Internet, des défaillances logicielles, ou de tout autre problème technique relevant de l’équipement ou de l’environnement technologique du patient.
– Impact sur la qualité des soins : En cas d’interruption de la consultation en raison de difficultés techniques, la clinique s’efforcera de rétablir la communication, mais ne peut garantir la continuité immédiate du service.
– _Clause de sécurité :_ « La Clinique Omicron ne peut être tenue responsable des pertes de données ou des interruptions de service causées par des incidents technologiques indépendants de sa volonté. »

4.3. Limitations Inhérentes à la Téléconsultation
– Absence d’examen physique direct : La téléconsultation présente des limites cliniques, notamment l’impossibilité de procéder à un examen physique complet lorsque cela est nécessaire pour un diagnostic précis.
– Recommandation de consultation en personne : Dans les cas où une évaluation physique est jugée essentielle, le professionnel de santé recommandera au patient de consulter en personne.
– _Clause de non-responsabilité :_ « La Clinique Omicron décline toute responsabilité pour les conséquences médicales résultant de l’absence de suivi médical en personne lorsque celui-ci est recommandé. »

4.4. Limitations en Cas d’Urgence Médicale
– Non-prise en charge des urgences : Les services de téléconsultation ne sont pas destinés à la gestion des urgences médicales. En cas de situation d’urgence (douleur thoracique sévère, difficulté respiratoire, signes d’AVC, etc.), le patient doit immédiatement contacter les services d’urgence (9-1-1) ou se rendre à l’hôpital le plus proche.
– Clause de limitation : « La Clinique Omicron ne peut être tenue responsable des conséquences résultant du recours inapproprié aux services de téléconsultation pour des situations nécessitant des soins d’urgence immédiats. »

4.5. Acceptation des Limitations de Responsabilité
Avant de confirmer un rendez-vous de téléconsultation, le patient doit lire et accepter explicitement la présente section.
– _Clause d’acceptation :_ « En confirmant mon rendez-vous de téléconsultation, je reconnais avoir lu, compris et accepté les limitations de responsabilité de la Clinique Omicron, y compris celles liées aux informations fournies, aux limitations techniques et aux contraintes médicales inhérentes aux soins virtuels. »

5. CONSENTEMENT À LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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Afin d’assurer la conformité légale et déontologique des services de téléconsultation offerts par la Clinique Omicron, un consentement spécifique est requis pour chaque spécialité. Ce consentement garantit que les patients sont informés des particularités de chaque discipline et des cadres réglementaires applicables.

5.1. Médecine Générale et Spécialisée
– Conformité avec le Collège des Médecins du Québec (CMQ) : Toutes les consultations médicales à distance sont effectuées selon les normes déontologiques du CMQ, notamment en matière de diagnostic, de prescription, et de suivi à distance.
– Limites des consultations médicales virtuelles : Le patient est informé que certaines conditions médicales peuvent nécessiter un examen en personne, des tests physiques ou des investigations complémentaires.
– _Clause de consentement :_ « Je reconnais que les consultations médicales à distance respectent les normes du CMQ et que, si nécessaire, un suivi en personne pourra m’être recommandé. »

5.2. Soins Infirmiers
– Encadrement par l’Ordre des Infirmières et Infirmiers du Québec (OIIQ) : Les soins infirmiers à distance sont encadrés par les directives de l’OIIQ, y compris l’évaluation clinique, l’intervention sous ordonnance collective et la gestion des suivis à distance.
– Responsabilités du patient : Le patient s’engage à fournir des informations précises sur son état de santé, nécessaires à une évaluation adéquate à distance.
– _Clause de consentement :_ « J’accepte que mes soins infirmiers soient réalisés selon les standards de l’OIIQ et je comprends que des limitations peuvent exister en l’absence d’un examen physique. »

5.3. Psychologie
– Respect des normes de l’Ordre des Psychologues du Québec (OPQ) : Les interventions psychologiques à distance sont conformes aux lignes directrices de l’OPQ, assurant la confidentialité des échanges et l’efficacité des suivis à distance.
– Risques et limites des consultations à distance : Le patient est informé des limites des consultations psychologiques en ligne, notamment en cas de crise aiguë nécessitant une intervention immédiate en personne.
– _Clause de consentement :_ « Je consens à recevoir des services psychologiques à distance conformément aux normes de l’OPQ, en comprenant les limites et les risques associés à ce mode d’intervention. »

5.4. Nutrition
– Pratiques encadrées par l’Ordre des Diététistes-Nutritionnistes du Québec (ODNQ) : Les consultations en nutrition suivent les normes professionnelles de l’ODNQ, garantissant la qualité des conseils nutritionnels fournis à distance.
– Responsabilités du patient : Le patient reconnaît que l’efficacité des recommandations dépend de la communication précise de ses antécédents médicaux, de ses habitudes alimentaires, et de ses objectifs de santé.
– _Clause de consentement :_ « Je consens à recevoir des conseils nutritionnels à distance dans le respect des normes de l’ODNQ, en comprenant que ces services ne remplacent pas des consultations médicales spécialisées si nécessaires. »

5.5. Autres Professions de la Santé
– Conformité aux directives des ordres professionnels respectifs : Pour les autres professionnels de la santé (ergothérapeutes, physiothérapeutes, travailleurs sociaux, etc.), les services sont rendus dans le respect des règles déontologiques et des cadres réglementaires de leurs ordres professionnels respectifs.
– Clause de consentement : « Je consens à recevoir des services à distance fournis par des professionnels de la santé, conformément aux normes en vigueur de leurs ordres professionnels respectifs. »

5.6. Acceptation Globale du Consentement
– _Clause d’acceptation :_ « En confirmant mon rendez-vous, je reconnais avoir lu, compris et accepté les conditions spécifiques de consentement applicables à la spécialité de la consultation. Je comprends les limites et les responsabilités associées aux soins virtuels. »

6. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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La Clinique Omicron s’engage à traiter toutes les plaintes de manière confidentielle, impartiale et efficace afin de garantir la satisfaction des patients et le respect des normes professionnelles. La gestion des plaintes suit un processus structuré, permettant à chaque patient d’exprimer ses préoccupations en toute transparence.

6.1. Dépôt d’une Plainte à la Clinique Omicron

– Forme de la plainte :
Les plaintes doivent être formulées par écrit, en précisant le motif, la date de l’incident, les professionnels concernés, ainsi que toute information pertinente permettant d’évaluer la situation.

– Coordonnées pour les plaintes :
Courriel : plainte@cliniqueomicron.ca
Téléphone (pour assistance sur la procédure) : 514-606-3350

– Processus de traitement des plaintes :
1. Accusé de réception dans un délai de 5 jours ouvrables suivant la réception de la plainte.
2. Évaluation de la plainte par un comité interne de gestion des plaintes.
3. Réponse écrite au plaignant dans un délai de 20 jours ouvrables, précisant les conclusions et les mesures correctives envisagées, le cas échéant.

6.2. Plainte auprès des Ordres Professionnels Compétents

Si la plainte concerne la conduite professionnelle d’un intervenant de la Clinique Omicron, le plaignant peut également s’adresser directement à l’ordre professionnel concerné :

– Médecine (CMQ) :
Collège des Médecins du Québec – www.cmq.org

– Soins Infirmiers (OIIQ) :
Ordre des Infirmières et Infirmiers du Québec – www.oiiq.org

– Psychologie (OPQ) :
Ordre des Psychologues du Québec – www.ordrepsy.qc.ca

– Nutrition (ODNQ) :
Ordre des Diététistes-Nutritionnistes du Québec – www.odnq.org

– Autres professions de la santé :
Le plaignant peut consulter le site de l’ordre professionnel concerné pour connaître la procédure spécifique.

6.3. Droit de Recours Supplémentaire

En cas d’insatisfaction après le traitement de la plainte par la Clinique Omicron ou l’ordre professionnel compétent, le patient peut également s’adresser à :
– La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) si la plainte concerne des enjeux liés aux droits fondamentaux.
– La Commission d’accès à l’information (CAI) si la plainte concerne la protection des renseignements personnels.

6.4. Engagement de la Clinique Omicron

La Clinique Omicron s’engage à :
– Assurer la confidentialité des informations échangées dans le cadre de la plainte.
– Protéger contre toute forme de représailles les patients ayant formulé une plainte.
– Mettre en œuvre des actions correctives, si nécessaire, afin d’améliorer la qualité des services.

_Clause d’acceptation :_
_« En utilisant les services de la Clinique Omicron, je reconnais avoir été informé des procédures de gestion des plaintes et des recours disponibles auprès des ordres professionnels compétents. »_

7. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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La Clinique Omicron se réserve le droit de modifier la présente politique de consentement aux soins virtuels à tout moment, afin de s’adapter aux évolutions législatives, réglementaires, technologiques, ou organisationnelles.

7.1. Fréquence et Modalités de Révision

– La politique peut être révisée de manière périodique, au minimum une fois par an, ou plus fréquemment si des modifications importantes surviennent dans le cadre réglementaire ou dans les pratiques de la Clinique.
– Des modifications ponctuelles peuvent également être apportées sans préavis en cas d’urgence légale ou réglementaire.

7.2. Notification des Modifications

– Publication sur le site web : Toutes les modifications seront clairement indiquées sur le site officiel de la Clinique Omicron, dans la section dédiée aux politiques de confidentialité et de consentement.
– Mise à jour de la date de révision : La date de la dernière mise à jour sera affichée en haut de la politique à des fins de transparence.
– Communication directe : En cas de changements substantiels affectant les droits ou obligations des patients, une notification spécifique pourra être envoyée par courriel ou affichée dans les communications officielles de la clinique.

7.3. Acceptation Implicite des Nouvelles Conditions

– L’utilisation continue des services de la Clinique Omicron après la publication des modifications constitue une acceptation implicite des nouvelles conditions par le patient.
– Le patient est encouragé à consulter régulièrement cette politique pour rester informé des éventuelles mises à jour.

_Clause d’acceptation :_
_« En poursuivant l’utilisation des services de la Clinique Omicron après la publication de modifications à la présente politique, je reconnais avoir pris connaissance des changements et je les accepte sans réserve. »_

8. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS

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Pour toute question, préoccupation ou plainte concernant la présente politique de consentement aux soins virtuels, la gestion de vos renseignements personnels, ou vos droits en matière de confidentialité, veuillez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels de la Clinique Omicron :

– Responsable de la protection des renseignements personnels :
Courriel : protectionrenseignements@cliniqueomicron.ca

Téléphone : 514-606-3350

Le Responsable est disponible pour répondre à vos demandes d’accès, de rectification, de retrait de consentement, ainsi que pour toute question relative à la gestion des incidents de confidentialité.

9. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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La Clinique Omicron Inc. s’engage à conserver les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, conformément aux exigences légales, réglementaires et déontologiques applicables. Des mesures de sécurité strictes sont mises en place pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la protection des données durant tout leur cycle de vie.

9.1. Durée de conservation

La durée de conservation des renseignements personnels varie en fonction de la nature des données et des obligations légales associées :
– Renseignements médicaux des patients :
– Conformément aux exigences du Collège des médecins du Québec, les dossiers médicaux sont conservés pendant un minimum de 10 ans à compter de la dernière date d’intervention dans le dossier ou, dans le cas des mineurs, jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge de 18 ans, plus une période additionnelle de 10 ans.
– Renseignements des employés :
– Les dossiers des employés sont conservés pendant une période minimale de 6 ans après la fin de la relation d’emploi, en conformité avec les lois fiscales et du travail.
– Renseignements administratifs et financiers :
– Les documents comptables, fiscaux et contractuels sont conservés pendant la période prescrite par les lois applicables, généralement 7 ans.

Dans certains cas, des périodes de conservation plus longues peuvent s’appliquer en raison d’obligations spécifiques, telles que des litiges, des enquêtes réglementaires ou des besoins de recherche, sous réserve des garanties de protection appropriées.

9.2. Méthodes sécurisées de destruction

Une fois la période de conservation expirée ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, la Clinique Omicron procède à leur destruction de manière sécurisée afin de prévenir tout accès non autorisé, perte ou divulgation accidentelle.

Les méthodes de destruction sécurisée comprennent :
– Destruction physique : déchiquetage de documents papier, destruction sécurisée des supports de stockage physiques (disques durs, clés USB).
– Suppression électronique sécurisée : effacement définitif des fichiers électroniques à l’aide de logiciels spécialisés garantissant l’impossibilité de récupération des données.
– Effacement des sauvegardes : suppression des copies de sauvegarde des données conformément aux protocoles de sécurité de la Clinique.

La destruction des renseignements est effectuée par des employés autorisés ou des fournisseurs de services spécialisés en gestion sécurisée des documents, sous des ententes contractuelles de confidentialité.

9.3. Anonymisation des données (si applicable)

Dans certaines situations, plutôt que de détruire les renseignements personnels, la Clinique Omicron peut choisir de les anonymiser afin de les utiliser à des fins de recherche, d’analyse statistique ou d’amélioration des services. L’anonymisation consiste à transformer les données de manière irréversible, de sorte qu’elles ne puissent plus être associées à une personne identifiable, directement ou indirectement.

Les pratiques d’anonymisation :
– Respectent les normes de sécurité reconnues pour garantir l’impossibilité de ré-identification des données.
– Sont utilisées uniquement lorsque cela est pertinent, notamment pour des projets de recherche scientifique, des rapports statistiques ou des analyses de performance internes.
– Font l’objet d’une évaluation rigoureuse des risques avant toute utilisation.

L’anonymisation des données offre un moyen efficace de conserver des informations à des fins utiles, tout en protégeant la vie privée des personnes concernées.

10. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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La Clinique Omicron Inc. accorde une importance primordiale à la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques rigoureuses afin de prévenir tout accès non autorisé, perte, vol, divulgation, modification ou destruction des données.

10.1. Mesures physiques, administratives et technologiques

Pour assurer la sécurité des renseignements personnels, la Clinique Omicron applique un cadre de sécurité complet, incluant :

– Mesures physiques
– Contrôle d’accès sécurisé aux installations (clés électroniques, cartes d’accès, surveillance vidéo)
– Espaces de travail sécurisés pour la gestion des dossiers sensibles
– Classeurs verrouillés pour les documents papier confidentiels

– Mesures administratives
– Politiques internes de sécurité de l’information et de gestion des données
– Sensibilisation et formation continue des employés sur la protection des renseignements personnels
– Ententes de confidentialité signées par tout le personnel, y compris les employés, consultants et sous-traitants
– Évaluations régulières des risques liés à la sécurité des renseignements personnels

– Mesures technologiques
– Cryptage des données sensibles, tant en transit qu’au repos, notamment dans les dossiers médicaux électroniques
– Pare-feu, antivirus et solutions de détection des intrusions pour protéger les systèmes informatiques
– Sauvegardes régulières des données avec des mécanismes de restauration sécurisée
– Utilisation de l’authentification à deux facteurs (2FA) pour l’accès aux systèmes critiques

10.2. Gestion des accès et protection des systèmes

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. La Clinique Omicron met en œuvre des procédures strictes pour gérer les droits d’accès :

– Contrôle des accès logiques
– Attribution de comptes d’utilisateurs individuels avec des identifiants et des mots de passe complexes
– Gestion des privilèges d’accès selon les rôles et responsabilités des employés (principe du moindre privilège)
– Désactivation rapide des accès pour les employés ou les partenaires n’ayant plus de lien avec la clinique

– Sécurisation des systèmes et des réseaux
– Surveillance continue des activités sur les systèmes pour détecter toute activité suspecte
– Mise à jour régulière des logiciels et des systèmes d’exploitation pour corriger les vulnérabilités
– Sécurisation des appareils mobiles et des connexions à distance via des réseaux privés virtuels (VPN)

10.3. Gestion des incidents de confidentialité

Malgré les mesures de sécurité en place, des incidents de confidentialité peuvent survenir. La Clinique Omicron a établi un processus de gestion des incidents afin de réagir rapidement et efficacement :

– Détection et signalement des incidents
– Obligation pour tous les employés de signaler immédiatement tout incident suspect (accès non autorisé, perte de données, vol d’équipement, etc.)
– Point de contact désigné : le Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) est chargé de la gestion des incidents

– Évaluation des risques
– Analyse de l’incident pour déterminer la nature et l’ampleur de la violation des données
– Évaluation des risques de préjudice pour les personnes concernées

– Mesures correctives
– Contention de l’incident pour en limiter l’impact (désactivation des comptes compromis, restauration des données à partir de sauvegardes)
– Mise en œuvre de correctifs pour éviter la récurrence de l’incident

– Notification des incidents
– Avis aux personnes concernées lorsqu’un incident présente un risque sérieux de préjudice, avec des recommandations pour atténuer les impacts
– Déclaration de l’incident à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) si la loi l’exige

– Suivi post-incident
– Documentation complète de l’incident et des mesures prises
– Révision des politiques et des procédures de sécurité si nécessaire

Ce cadre de sécurité reflète l’engagement de la Clinique Omicron à protéger les renseignements personnels de manière proactive et à répondre de manière appropriée à toute menace à la confidentialité des données.

11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

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La Clinique Omicron Inc. reconnaît et respecte les droits des personnes concernées en ce qui a trait à la protection de leurs renseignements personnels. Conformément aux lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chaque individu dispose de plusieurs droits visant à assurer le contrôle de ses informations personnelles.

11.1. Droit d’accès

Toute personne a le droit de demander si la Clinique Omicron détient des renseignements personnels à son sujet et, le cas échéant, d’en obtenir une copie. Ce droit inclut :
– L’accès aux renseignements détenus, qu’ils soient sous format papier ou électronique
– La connaissance des catégories de personnes ayant accès à ces renseignements au sein de la Clinique
– L’information sur la finalité de la collecte et de l’utilisation des données

Pour exercer ce droit, la personne concernée doit soumettre une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels. La Clinique répondra à la demande dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande.

11.2. Droit de rectification

Les personnes concernées ont le droit de demander la correction de renseignements personnels inexactes, incomplets, équivoques ou périmés. Cela inclut :
– La correction des erreurs factuelles (nom, adresse, date de naissance, etc.)
– L’ajout d’informations complémentaires pour compléter un dossier incomplet
– La suppression de renseignements erronés

La demande de rectification doit être soumise par écrit et accompagnée des preuves nécessaires pour justifier les corrections demandées. La Clinique Omicron s’engage à effectuer les rectifications dans un délai raisonnable et à en informer les tiers ayant eu accès aux données erronées, si applicable.

11.3. Droit de suppression (dans les limites légales)

Les personnes concernées peuvent demander la suppression de leurs renseignements personnels lorsque :
– Les renseignements ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés
– Le consentement a été retiré et aucun fondement légal ne justifie la conservation des données
– Les renseignements ont été collectés, utilisés ou communiqués de manière non conforme à la loi

Cependant, ce droit de suppression peut être limité par des obligations légales ou réglementaires, notamment :
– La nécessité de conserver des dossiers médicaux pour des périodes minimales prescrites par la loi
– Des obligations fiscales, légales ou contractuelles imposant la conservation des données pendant une certaine durée

11.4. Droit de retrait du consentement

Toute personne a le droit de retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels en tout temps. Le retrait du consentement :
– N’a pas d’effet rétroactif sur les traitements effectués avant le retrait
– Peut limiter la capacité de la Clinique à fournir certains services si les renseignements sont essentiels à leur prestation

Le retrait du consentement doit être formulé par écrit. La Clinique informera la personne concernée des conséquences possibles de ce retrait.

11.5. Droit à la portabilité des données

Les personnes concernées peuvent demander à recevoir leurs renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ce droit permet également de demander le transfert direct de ces renseignements à un autre organisme, lorsque cela est techniquement possible.

Ce droit s’applique notamment aux renseignements personnels collectés avec le consentement de la personne concernée ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat. La Clinique Omicron s’engage à répondre à de telles demandes dans les délais prévus par la loi.

Modalités d’exercice des droits

Pour exercer l’un de ces droits, la personne concernée doit soumettre une demande écrite, accompagnée d’une preuve d’identité, au Responsable de la protection des renseignements personnels de la Clinique Omicron :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : protectionrenseignements@cliniqueomicron.ca

La Clinique répondra aux demandes dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande complète. En cas de refus, la personne concernée sera informée des motifs du refus ainsi que des recours possibles, notamment la possibilité de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

12. TRAITEMENT DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

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La Clinique Omicron Inc. prend très au sérieux la gestion des incidents de confidentialité afin de protéger les renseignements personnels qu’elle détient. Un cadre rigoureux est en place pour détecter, signaler, évaluer et traiter rapidement tout incident de manière à limiter ses impacts et à se conformer aux obligations légales.

12.1. Définition d’un incident de confidentialité

Un incident de confidentialité désigne tout événement impliquant :
– L’accès non autorisé à des renseignements personnels, que cet accès soit intentionnel ou accidentel.
– L’utilisation non autorisée de renseignements personnels à des fins non prévues ou non consenties.
– La communication non autorisée de renseignements personnels à des tiers sans le consentement requis ou en violation des lois applicables.
– La perte de renseignements personnels, y compris leur suppression accidentelle, leur vol, ou leur inaccessibilité temporaire ou permanente.

Exemples d’incidents de confidentialité :
– Envoi d’informations médicales à un mauvais destinataire.
– Piratage de systèmes informatiques contenant des données sensibles.
– Perte d’un ordinateur portable non sécurisé contenant des dossiers confidentiels.
– Accès non autorisé à des dossiers par un employé non habilité.

12.2. Procédures de signalement et de gestion des incidents

La Clinique Omicron a mis en place une procédure de gestion des incidents de confidentialité pour assurer une réponse rapide et efficace en cas d’incident. Cette procédure comprend les étapes suivantes :

– Détection et signalement de l’incident
– Tout employé, prestataire ou partenaire de la Clinique doit signaler immédiatement tout incident de confidentialité suspecté ou confirmé.
– Le signalement se fait directement auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) par courriel à : protectionrenseignements@cliniqueomicron.ca
– Le rapport d’incident doit contenir une description détaillée de l’événement, y compris la date, l’heure, la nature des renseignements concernés, et les circonstances de l’incident.

– Évaluation de l’incident
– Le RPRP procède à une analyse approfondie pour déterminer la nature de l’incident, les causes, l’étendue de l’impact, et le risque potentiel pour les personnes concernées.
– L’évaluation des risques prend en compte la sensibilité des renseignements compromis, la probabilité d’utilisation malveillante, et les conséquences possibles pour la vie privée des individus.

– Mesures correctives immédiates
– Prise de mesures pour contenir l’incident (ex. : suspension des accès non autorisés, restauration des données, sécurisation des systèmes compromis).
– Mise en œuvre de solutions pour corriger les vulnérabilités identifiées et prévenir la récurrence de l’incident.
– Documentation complète de l’incident, des mesures prises et des résultats de l’évaluation des risques.

12.3. Obligation de notification aux personnes concernées et aux autorités

Lorsqu’un incident de confidentialité présente un risque sérieux de préjudice pour les personnes concernées, la Clinique Omicron a l’obligation de les informer ainsi que les autorités compétentes.

– Notification aux personnes concernées
– L’avis est transmis dès que possible après la découverte de l’incident.
– Il comprend :
– Une description de l’incident et des renseignements personnels concernés.
– Les risques possibles pour la personne concernée.
– Les mesures prises pour atténuer les effets de l’incident.
– Les mesures que la personne concernée peut prendre pour se protéger (ex. : surveillance de crédit, modification de mots de passe).
– Les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question.

– Notification aux autorités compétentes
– La Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) doit être informée lorsque l’incident présente un risque sérieux de préjudice.
– La notification inclut des détails sur la nature de l’incident, le type de renseignements touchés, les mesures prises, et le nombre de personnes concernées.

– Tenue d’un registre des incidents
– La Clinique Omicron tient à jour un registre des incidents de confidentialité, documentant chaque incident signalé, qu’il ait ou non nécessité une notification formelle.
– Ce registre peut être exigé lors d’une vérification ou d’une enquête par la CAI.

La gestion rigoureuse des incidents de confidentialité reflète l’engagement de la Clinique Omicron à protéger la vie privée des personnes concernées et à réagir de manière proactive en cas de brèche de sécurité.

13. UTILISATION DES TECHNOLOGIES NUMÉRIQUES

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La Clinique Omicron Inc. utilise diverses technologies numériques pour améliorer l’expérience des utilisateurs, optimiser ses services en ligne et assurer la sécurité des communications électroniques. L’utilisation de ces technologies est encadrée afin de respecter la vie privée des utilisateurs et de protéger leurs renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

13.1. Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires

Les témoins de connexion (ou cookies) sont de petits fichiers texte enregistrés sur l’appareil de l’utilisateur lorsqu’il visite notre site web. Ils sont utilisés pour diverses finalités, notamment pour faciliter la navigation, améliorer l’expérience utilisateur et collecter des données statistiques sur l’utilisation du site.

Types de témoins utilisés :
– Témoins essentiels : nécessaires au bon fonctionnement du site web (ex. : gestion des sessions, sécurité).
– Témoins de performance : permettent d’analyser la fréquentation et l’utilisation du site afin d’en améliorer la performance.
– Témoins de fonctionnalité : facilitent la personnalisation de l’expérience utilisateur (ex. : mémorisation des préférences linguistiques).
– Témoins publicitaires : utilisés pour afficher des publicités ciblées en fonction des intérêts de l’utilisateur.

Gestion des témoins :
– L’utilisateur peut gérer ou désactiver les témoins à tout moment via les paramètres de son navigateur.
– Le refus de certains témoins peut limiter l’accès à certaines fonctionnalités du site.
– Lors de la première visite sur le site, une bannière de consentement est affichée pour informer l’utilisateur de l’utilisation des témoins et recueillir son consentement.

13.2. Analyse de données de navigation (Google Analytics, etc.)

La Clinique Omicron utilise des outils d’analyse, tels que Google Analytics, pour recueillir des informations sur l’utilisation du site web. Ces outils nous aident à comprendre comment les utilisateurs interagissent avec le site afin d’en améliorer la performance et le contenu.

Données collectées :
– Adresse IP anonymisée
– Type de navigateur et système d’exploitation
– Pages visitées, durée des visites et parcours de navigation
– Localisation géographique approximative
– Source de trafic (moteurs de recherche, réseaux sociaux, etc.)

Finalités de l’analyse :
– Évaluer la performance du site web
– Identifier les tendances de navigation et les points d’amélioration
– Optimiser le contenu et les services proposés

Protection des données :
– L’anonymisation des adresses IP est activée pour limiter l’identification des utilisateurs.
– Les données collectées sont utilisées à des fins statistiques et ne sont pas partagées à des fins commerciales sans consentement explicite.

Les utilisateurs peuvent désactiver la collecte de données par Google Analytics en installant le module complémentaire de désactivation disponible ici.

13.3. Sécurité des communications électroniques

La Clinique Omicron met en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger la confidentialité et l’intégrité des communications électroniques, notamment lors de l’échange de renseignements personnels par courriel, via des formulaires en ligne ou par d’autres canaux numériques.

Mesures de sécurité :
– Chiffrement des données lors de la transmission, y compris pour les courriels contenant des renseignements sensibles.
– Authentification sécurisée pour l’accès aux plateformes électroniques (authentification à deux facteurs, mots de passe robustes).
– Surveillance des activités suspectes sur les systèmes d’information pour détecter rapidement les tentatives d’intrusion ou les cyberattaques.
– Formation du personnel sur les bonnes pratiques en matière de sécurité des communications électroniques.

Recommandations aux utilisateurs :
– Ne pas partager de renseignements personnels sensibles par courriel non sécurisé.
– Utiliser des mots de passe forts et ne pas les partager avec des tiers.
– Signaler immédiatement toute activité suspecte à la Clinique Omicron via : protectionrenseignements@cliniqueomicron.ca.

Ces pratiques visent à garantir un environnement numérique sûr, conforme aux meilleures normes de cybersécurité et de protection des renseignements personnels.

14. FORMATION ET RESPONSABILISATION DU PERSONNEL

Modifier le contenu

La Clinique Omicron Inc. reconnaît que la protection des renseignements personnels repose en grande partie sur la vigilance et les bonnes pratiques de son personnel. C’est pourquoi des mesures de formation et de responsabilisation sont mises en place pour garantir une gestion sécurisée des données tout au long de leur cycle de vie.

14.1. Sensibilisation des employés à la protection des renseignements personnels

La sensibilisation du personnel est essentielle pour prévenir les incidents de confidentialité. La Clinique Omicron s’engage à offrir des formations continues adaptées aux rôles et responsabilités de chacun.

Programme de formation continue :
– Formation initiale à l’embauche :
– Introduction aux principes de base de la protection des renseignements personnels.
– Présentation des politiques internes en matière de sécurité de l’information.
– Sensibilisation aux risques liés à la gestion des données (cybersécurité, erreurs humaines, etc.).

– Formations périodiques :
– Ateliers de mise à jour sur les nouvelles pratiques de sécurité et les changements législatifs (ex. : Loi 25 du Québec).
– Simulations d’incidents de sécurité pour renforcer la capacité de réaction des employés.
– Séances de sensibilisation sur la gestion des incidents de confidentialité et la prévention des fuites de données.

– Modules spécialisés :
– Formations ciblées pour les employés ayant un accès privilégié à des données sensibles (ex. : personnel médical, ressources humaines, TI).
– Sécurité des technologies de l’information, incluant les bonnes pratiques pour l’utilisation des courriels, des mots de passe, des appareils mobiles, etc.

Suivi et évaluation :
– Tests de connaissances pour évaluer la compréhension des enjeux de protection des données.
– Rapports de participation obligatoires pour tous les employés, avec des rappels en cas de non-conformité.

14.2. Ententes de confidentialité pour les employés et sous-traitants

Afin de renforcer la protection des renseignements personnels, la Clinique Omicron exige que tous les employés, fournisseurs et sous-traitants signent des ententes de confidentialité.

Contenu des ententes de confidentialité :
– Engagement à la confidentialité : Obligation de protéger la confidentialité des renseignements personnels et de limiter leur utilisation aux seules fins professionnelles autorisées.
– Accès restreint aux données : Engagement à n’accéder qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice des fonctions assignées.
– Responsabilités en cas d’incident : Obligation de signaler rapidement tout incident de confidentialité ou toute violation de la sécurité des données.
– Sanctions en cas de non-respect : Précision des mesures disciplinaires pouvant être prises en cas de manquement (avertissement, suspension, voire résiliation du contrat de travail ou de service).

Application aux sous-traitants :
– Tout sous-traitant ayant accès à des renseignements personnels doit également signer une entente de confidentialité avant de commencer ses activités.
– Les contrats de service incluent des clauses spécifiques sur la protection des données, notamment des exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de gestion des incidents.

Audit de conformité :
– La Clinique effectue des audits internes réguliers pour s’assurer que les employés et les sous-traitants respectent leurs engagements en matière de confidentialité.
– En cas de non-conformité, des mesures correctives sont rapidement mises en œuvre.

Ces initiatives visent à créer une culture organisationnelle forte axée sur la protection des renseignements personnels et à responsabiliser chaque membre de l’équipe dans la gestion sécurisée des données.

15. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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La Clinique Omicron Inc. désigne un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) chargé de veiller à la conformité des pratiques de l’organisation en matière de gestion des renseignements personnels. Ce rôle est essentiel pour assurer le respect des obligations légales, la gestion des incidents de confidentialité, ainsi que la protection continue des données personnelles des patients, des employés et des partenaires.

15.1. Rôle et responsabilités du Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

Le RPRP est responsable de la mise en œuvre, du suivi et de l’amélioration continue des pratiques de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels. Ses principales responsabilités incluent :

– Conformité légale :
– Assurer la conformité des pratiques de la Clinique Omicron avec les lois en vigueur, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec).
– Effectuer des évaluations de conformité régulières et recommander des mesures correctives au besoin.

– Politiques et procédures :
– Développer, mettre à jour et superviser l’application des politiques de confidentialité et des protocoles de sécurité des données.
– Élaborer des procédures pour la gestion des incidents de confidentialité et des demandes d’accès aux renseignements personnels.

– Gestion des incidents de confidentialité :
– Coordonner la réponse aux incidents de confidentialité, y compris l’évaluation des risques, la notification aux personnes concernées et la communication avec les autorités réglementaires.
– Maintenir un registre des incidents de confidentialité.

– Sensibilisation et formation :
– Organiser des programmes de formation et de sensibilisation pour les employés afin de promouvoir une culture de protection des renseignements personnels.
– Conseiller les équipes internes sur les meilleures pratiques en matière de sécurité des données.

– Point de contact pour les personnes concernées :
– Répondre aux demandes des individus concernant l’accès, la rectification, la suppression ou la portabilité de leurs renseignements personnels.
– Recevoir et traiter les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

15.2. Coordonnées de contact pour les questions et plaintes

Les personnes souhaitant exercer leurs droits en matière de protection des renseignements personnels, signaler un incident de confidentialité, ou formuler une plainte peuvent contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels de la Clinique Omicron aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)
Courriel : protectionrenseignements@cliniqueomicron.ca
Téléphone : 514-606-3350

Le Responsable de la protection des renseignements personnels s’engage à répondre aux demandes dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande complète. En cas de refus de donner suite à une demande, une explication motivée sera fournie, accompagnée des recours possibles, notamment la possibilité de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

16. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES

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La Clinique Omicron Inc. s’engage à traiter de manière rigoureuse et confidentielle toute plainte relative à la protection des renseignements personnels. Ce processus vise à garantir la transparence, le respect des droits des personnes concernées, ainsi que la conformité aux obligations légales prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

16.1. Comment déposer une plainte

Toute personne concernée peut déposer une plainte si elle estime que la Clinique Omicron :
– A mal géré ses renseignements personnels ;
– N’a pas respecté ses obligations légales en matière de confidentialité ;
– N’a pas répondu de manière satisfaisante à une demande liée à l’accès, la rectification, la suppression ou la portabilité de ses données.

Modalités de dépôt de plainte :
– La plainte doit être soumise par écrit (courriel ou lettre) au Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP).
– La plainte doit contenir les informations suivantes :
– Nom complet du plaignant ;
– Coordonnées (adresse, numéro de téléphone, courriel) ;
– Description précise des faits reprochés ;
– Documents pertinents à l’appui de la plainte (le cas échéant).

Coordonnées pour déposer une plainte :
Courriel : protectionrenseignements@cliniqueomicron.ca
Téléphone : 514-606-3350

16.2. Délais de traitement

La Clinique Omicron traite chaque plainte de manière confidentielle et impartiale, selon les étapes suivantes :

1. Accusé de réception de la plainte :
– La Clinique accuse réception de la plainte dans un délai de 5 jours ouvrables suivant sa réception.
– Un accusé de réception écrit est envoyé au plaignant, confirmant la réception de la plainte et précisant le délai estimé de traitement.

2. Évaluation de la plainte :
– Le RPRP analyse la plainte, évalue les faits, recueille des informations supplémentaires si nécessaire et consulte les parties concernées.
– Cette évaluation inclut une analyse de la conformité des pratiques de la Clinique avec les lois applicables.

3. Réponse au plaignant :
– La Clinique Omicron fournit une réponse écrite motivée dans un délai de 30 jours suivant la réception de la plainte complète.
– La réponse précise les conclusions de l’évaluation, les mesures correctives éventuelles prises, ou les raisons d’un éventuel refus de donner suite à la plainte.

4. Prolongation du délai (si nécessaire) :
– Si des circonstances exceptionnelles empêchent de répondre dans les 30 jours, la Clinique informera le plaignant des motifs du retard et du délai supplémentaire requis.

16.3. Recours auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)

Si le plaignant n’est pas satisfait de la réponse fournie par la Clinique Omicron ou s’il estime que ses droits n’ont pas été respectés, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

Coordonnées de la Commission d’accès à l’information du Québec :
– Site Web : www.cai.gouv.qc.ca
– Téléphone : 1-888-528-7741
– Formulaire de plainte : Disponible en ligne sur le site de la CAI

La plainte à la CAI doit être accompagnée de toute la documentation pertinente, y compris la copie de la plainte initialement soumise à la Clinique Omicron et la réponse reçue, le cas échéant.

17. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

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La Clinique Omicron Inc. s’engage à maintenir sa politique de protection des renseignements personnels à jour afin de refléter les changements législatifs, les évolutions technologiques et les pratiques organisationnelles. Ce processus garantit que la gestion des renseignements personnels demeure conforme aux exigences légales en vigueur et aux meilleures pratiques en matière de protection des données.

17.1. Fréquence des révisions

La politique de protection des renseignements personnels est révisée régulièrement pour s’assurer de sa pertinence et de son efficacité.

Fréquence des révisions :
– Révision annuelle : La politique est révisée au moins une fois par an par le Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), en collaboration avec les parties prenantes concernées.
– Révision ponctuelle : La politique peut également être mise à jour à tout moment en cas de :
– Modifications législatives ou réglementaires, notamment en matière de protection des données personnelles (ex. : changements à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé).
– Introduction de nouvelles technologies ou de nouveaux services susceptibles d’affecter la gestion des renseignements personnels.
– Changements organisationnels importants (fusion, acquisition, réorganisation des services).
– Résultats d’audits internes ou d’incidents de confidentialité nécessitant des ajustements.

17.2. Notification des modifications aux utilisateurs

La Clinique Omicron veille à informer de manière transparente toutes les personnes concernées des modifications apportées à sa politique de protection des renseignements personnels.

Modalités de notification :
– Publication sur le site Web : La version la plus récente de la politique est toujours disponible sur le site officiel de la Clinique Omicron à l’adresse www.cliniqueomicron.ca

– Avis de modification : En cas de modifications importantes affectant la manière dont les renseignements personnels sont collectés, utilisés, communiqués ou conservés, la Clinique informera les utilisateurs :
– Par un avis visible sur la page d’accueil du site Web ;
– Par courriel aux personnes concernées, lorsque cela est applicable.
– Date de la dernière mise à jour : Chaque version de la politique précise la date de la dernière mise à jour afin de permettre aux utilisateurs d’identifier les changements récents.

Entrée en vigueur des modifications :
– Les modifications entrent en vigueur à la date indiquée dans la politique mise à jour.
– En continuant à utiliser les services de la Clinique après l’entrée en vigueur des modifications, les utilisateurs sont réputés avoir pris connaissance de la politique révisée.

Responsable des mises à jour :
Le Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) est chargé de coordonner les révisions de la politique et de s’assurer que toutes les modifications sont correctement documentées et communiquées.

Cette démarche vise à garantir la transparence des pratiques de la Clinique Omicron et à renforcer la confiance des utilisateurs dans la gestion de leurs renseignements personnels.

ANNEXE « A » – LISTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

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TYPE DE CONTACT AVEC CLINIQUE OMICRON	TYPES DE RP ET RP SENSIBLES RECUEILLIS	FINS AUXQUELLES LES RP ET RP SENSIBLES SONT RECUEILLIS ET UTILISÉS	MOYENS DE COLLECTE
Prestataires de services et consultants (en général)	- Nom - Adresse - Rémunération - Renseignements bancaires	- Identification - Envoi de correspondances - Gestion des paiements	- Par courriel envoyé par le consultant - Par un formulaire à remplir remis par le consultant
Patients	- Nom - Date de naissance - Numéro d’assurance maladie - Adresse - Numéro de téléphone - Prénom et nom des parents - Contact en cas d’urgence - Type d’abonnement - Données de paiement - Notes des intervenants - Dossier médical - Résultats d’examens complémentaires et externes - Fichiers joints - Formulaires médicaux - Historique des rendez-vous - Factures - Abonnements	- Identification - Octroi de soins médicaux - Communication - Coordination avec le système public de santé - Gestion d’une urgence clinique - Gestion des plaintes - Gestion comptable	- Par téléphone - En personne - Par formulaire rempli par le patient (en ligne ou en personne)
Candidats à l’emploi et Employés	- Nom - Numéro de téléphone - Courriel - Coordonnées - Adresse - Numéro d’assurance social - Sexe à la naissance - Renseignements bancaires - Contact en cas d’urgence - Poste occupé - C.V. - Antécédents judiciaires - Salaire - Date de naissance	- Traitement et versement de la paie - Gestion des avantages sociaux - Gestion de l’emploi et de la fin d’emploi - Identification - Envoi de correspondances - Gestion de la carrière	- Par courriel envoyé par le candidat ou l’employé - Par un formulaire à remplir remis par le candidat ou l’employé
Prestataires de services et consultants (seulement les prestataires de soins)	- Numéros de permis et de licences divers - Signature	- Gestion des prescription médicales - Octroi de soins et réalisation des tâches données par les prestataires	- Par courriel envoyé par le consultant - Par un formulaire à remplir remis par le consultant - Sites publics

ANNEXE « B » GESTION DES DONNÉES AUTOMATISÉES

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La Clinique Omicron Inc. utilise des technologies de collecte de données automatisées afin d’optimiser l’expérience des utilisateurs sur ses plateformes numériques, d’améliorer la qualité de ses services et d’assurer la sécurité des informations traitées. Cette annexe décrit les types de données collectées automatiquement, leurs finalités, ainsi que les options dont disposent les utilisateurs pour gérer leurs préférences en matière de confidentialité.

B.1. Détails sur la collecte de données automatisées

La collecte de données automatisées repose sur diverses technologies qui permettent de suivre l’activité des utilisateurs lors de leur interaction avec nos sites web et applications.

1. Témoins de connexion (Cookies)
Les témoins de connexion (ou cookies) sont de petits fichiers texte placés sur l’appareil de l’utilisateur (ordinateur, téléphone, tablette) lors de la visite d’un site web. Ils sont essentiels pour le bon fonctionnement du site et offrent plusieurs fonctionnalités :
– Témoins essentiels : nécessaires à la navigation sur le site et à l’accès à des fonctionnalités sécurisées (ex. : gestion des sessions utilisateur).
– Témoins de performance et d’analyse : utilisés pour collecter des informations sur l’utilisation du site (fréquentation, durée des visites, pages consultées) à des fins d’amélioration continue.
– Témoins de personnalisation : permettent de mémoriser les préférences de l’utilisateur (langue, paramètres d’affichage).
– Témoins publicitaires : facilitent la diffusion de contenus publicitaires ciblés en fonction des intérêts de l’utilisateur (avec consentement explicite).

2. Pixels espions (Balises web ou Pixels invisibles)
Les pixels espions sont de minuscules images invisibles intégrées dans des pages web ou des courriels. Ils servent à :
– Vérifier si un courriel a été ouvert par le destinataire ;
– Suivre les interactions sur des publicités en ligne ;
– Analyser les comportements des utilisateurs sur le site.

3. Fichiers journaux (Log Files)
Les fichiers journaux enregistrent automatiquement certaines informations lors de la visite du site, telles que :
– L’adresse IP de l’utilisateur (souvent partiellement anonymisée) ;
– Le type de navigateur utilisé et le système d’exploitation ;
– Les pages consultées, la durée des sessions et les interactions effectuées.

4. Outils d’analyse du trafic (Exemple : Google Analytics)
La Clinique Omicron utilise des outils comme Google Analytics pour comprendre les comportements des utilisateurs et optimiser l’expérience numérique. Ces outils collectent des données telles que :
– Les pages visitées, le temps passé sur chaque page ;
– La provenance du trafic (moteurs de recherche, réseaux sociaux, etc.) ;
– Les taux de clics et les conversions.

B.2. Finalités de la collecte de données automatisées

Les données collectées automatiquement sont utilisées dans le respect de la confidentialité des utilisateurs, et elles servent aux fins suivantes :
– Optimisation de l’expérience utilisateur : amélioration de la navigation, personnalisation des contenus et des paramètres.
– Analyse de la performance du site : suivi des statistiques de fréquentation pour identifier les besoins des utilisateurs et optimiser les services.
– Sécurité et prévention des fraudes : détection des activités suspectes, protection contre les cyberattaques et gestion des incidents de sécurité.
– Marketing ciblé (avec consentement) : affichage de publicités adaptées aux intérêts des utilisateurs et mesure de l’efficacité des campagnes marketing.

B.3. Gestion des préférences des utilisateurs

Les utilisateurs de la Clinique Omicron disposent de plusieurs moyens pour gérer la collecte de leurs données automatisées.

1. Gestion des témoins via le site web
– Lors de la première visite, une bannière de consentement s’affiche pour informer l’utilisateur de l’utilisation des témoins.
– L’utilisateur peut accepter, refuser ou personnaliser ses préférences en matière de témoins à tout moment via le centre de gestion des cookies disponible sur le site.
– Le refus des témoins peut limiter certaines fonctionnalités du site, notamment l’accès à des contenus personnalisés.

2. Paramètres du navigateur
Les utilisateurs peuvent configurer leur navigateur pour :
– Bloquer l’ensemble des témoins ;
– Supprimer les témoins déjà enregistrés ;
– Recevoir des notifications avant qu’un témoin ne soit installé.
Les instructions varient selon le navigateur utilisé (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, etc.).

3. Désactivation des outils d’analyse (Google Analytics, etc.)
Les utilisateurs peuvent désactiver la collecte de données par des outils comme Google Analytics en installant un module complémentaire de navigateur disponible ici.

B.4. Sécurité des données collectées automatiquement

La Clinique Omicron applique des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger les données collectées automatiquement :
– Chiffrement des données lors des transferts d’informations sensibles ;
– Contrôle des accès restreint aux personnes autorisées ;
– Surveillance des activités suspectes et des vulnérabilités de sécurité ;
– Mise à jour régulière des systèmes pour prévenir les failles de sécurité.

B.5. Contact pour la gestion des données automatisées

Pour toute question ou préoccupation relative à la gestion des données automatisées, les utilisateurs peuvent contacter :

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)
Courriel : protectionrenseignements@cliniqueomicron.ca
Téléphone : 514-606-3350

La Clinique Omicron s’engage à répondre à toute demande relative à la confidentialité des données dans un délai raisonnable, conformément aux obligations légales en vigueur.

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Date de la dernière mise à jour : 1 février 2025

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