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Politique de remboursement

Date de la dernière mise à jour : 1 février 2025

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La présente politique encadre l’utilisation des outils de soins virtuels fournis par la Clinique Omicron. Elle vise à :

– Protéger les droits des patients conformément aux normes déontologiques des ordres professionnels, notamment le Collège des médecins du Québec (CMQ), l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), l’Ordre des psychologues du Québec (OPQ), l’Ordre professionnel des diététistes du Québec (OPDQ), ainsi que d’autres ordres pertinents selon la spécialité impliquée.

– Définir les responsabilités légales de la Clinique Omicron et des professionnels de la santé ;

– Assurer la conformité avec les lois applicables, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS).

En prenant rendez-vous pour une téléconsultation via notre site web, vous consentez automatiquement à la présente politique. Ce consentement est juridiquement contraignant.

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La Clinique Omicron souhaite informer ses patients sur les particularités liées au Régime d’assurance-maladie du Québec (RAMQ), afin d’assurer une transparence complète concernant les responsabilités financières des patients.

2.1. Information sur les médecins non participants à la RAMQ
Certains médecins exerçant à la Clinique Omicron sont des professionnels non participants au régime d’assurance maladie du Québec. Cela signifie que :
– Les patients doivent payer directement les honoraires de ces professionnels pour les services reçus ;
– La RAMQ ne remboursera pas ces frais, même s’il s’agit de services assurés ;
– Les patients peuvent conserver leurs factures pour des fins fiscales personnelles.

2.2. Responsabilités financières des patients
En accédant aux services de la Clinique Omicron, les patients :
Reconnaissent et acceptent leur responsabilité financière pour tous les frais liés aux soins reçus ;
– S’engagent à régler les montants dus selon les modalités définies lors de la prise de rendez-vous ;
– Comprennent que l’absence de couverture par la RAMQ n’ouvre droit à aucun recours contre la clinique.

2.3. Clause légale (L.R.Q., c. A-29) 
Conformément à la Loi sur l’assurance maladie (L.R.Q., c. A-29) :
– La Clinique Omicron est tenue d’informer les patients que certains médecins sont non participants ;
– Cet avis légal est donné à titre d’information, afin d’éviter toute confusion quant aux possibilités de remboursement par la RAMQ ;
– En acceptant les services, les patients reconnaissent avoir été informés de cette situation.

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Consentement Implicite lors de la Réservation de Rendez-vous : 
En réservant une consultation (en personne ou en téléconsultation) à la Clinique Omicron, le patient reconnaît et accepte automatiquement l’ensemble des termes et conditions de cette politique de remboursement. Aucune signature ni consentement séparé ne sont nécessaires.

– Conditions d’Acceptation Automatique : 
La confirmation d’un rendez-vous par le patient constitue un consentement explicite à toutes les conditions de la politique de remboursement, y compris les frais applicables, les politiques d’annulation, ainsi que toute autre disposition légale mentionnée dans la présente politique.

– Modification des Conditions par la Clinique : 
La Clinique Omicron se réserve le droit de modifier les présentes conditions à tout moment. Les modifications seront communiquées via notre site web, et l’utilisation continue des services après de telles modifications constituera une acceptation implicite des nouvelles conditions. Le patient est invité à consulter régulièrement cette politique pour se tenir informé des éventuelles mises à jour.

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Refus de Remboursement en Cas de Comportement Abusif : 
La Clinique Omicron se réserve le droit de refuser tout remboursement en cas de comportement abusif de la part d’un patient. Cela inclut, sans s’y limiter, des actes de harcèlement envers le personnel, des menaces, des comportements irrespectueux ou toute tentative d’intimidation visant à obtenir des remboursements injustifiés.

– Gestion des Réclamations Répétées Non Justifiées : 
Les réclamations répétées jugées non fondées ou abusives peuvent être rejetées après une évaluation interne. La clinique se réserve le droit de cesser de traiter de telles demandes si elles sont perçues comme un usage excessif ou abusif de la procédure de remboursement.

– Droit de la Clinique d’Annuler des Abonnements Sans Remboursement : 
En cas de fraude avérée, d’abus manifeste des services ou de non-respect des conditions d’utilisation, la Clinique Omicron peut résilier un abonnement ou suspendre des services sans obligation de remboursement. Cette décision sera communiquée par écrit au patient concerné, accompagnée des raisons justifiant cette résiliation.

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5.1. Frais de Consultation (en personne et téléconsultation) :
Tous les frais de consultation, qu’ils soient effectués en personne ou par téléconsultation, sont non remboursables. Une fois la prestation du service médical réalisée, le paiement est considéré comme définitif, même si le patient décide de ne pas suivre les recommandations médicales ou de ne pas poursuivre un traitement proposé.

5.2. Frais Administratifs (création de dossier, portail patient) : 
Les frais administratifs liés à la création de dossier médical, à la gestion du portail patient, ainsi qu’à tout autre service administratif connexe sont non remboursables. Ces frais couvrent des coûts fixes engagés par la clinique dès la mise en place du service, indépendamment de l’utilisation effective par le patient.

5.3. Frais de Retard et Paiements Refusés :
En cas de retard de paiement, des frais supplémentaires s’appliquent, à raison de 3 % par mois sur les montants impayés. De plus, des frais administratifs peuvent être facturés pour tout paiement refusé ou retourné (par exemple, chèque sans provision). Ces frais sont non remboursables.

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6.1. Responsabilités de la Clinique Omicron et des laboratoires partenaires :
La Clinique Omicron s’engage à garantir la qualité des prélèvements effectués et à collaborer avec des laboratoires partenaires reconnus. Toutefois, la responsabilité de la Clinique Omicron se limite à l’acte de prélèvement et à la transmission des échantillons. La clinique décline toute responsabilité quant aux erreurs, retards, ou résultats des analyses effectuées par des laboratoires tiers.

6.2. Choix entre laboratoires privés et publics : 
Le patient a la possibilité de choisir entre des laboratoires privés ou publics pour l’analyse de ses échantillons. La Clinique Omicron facilite le processus de prélèvement et, dans certains cas, le transport des échantillons vers les laboratoires publics. Cependant, la clinique n’est pas responsable des délais, des refus de traitement ou des politiques internes de ces laboratoires. En cas de refus par un laboratoire public, le patient peut opter pour un laboratoire privé moyennant les frais en vigueur.

6.3. Absence de responsabilité en cas de refus de traitement par un laboratoire public :
Si un laboratoire public refuse de traiter un échantillon pour des raisons administratives, techniques ou de capacité, la Clinique Omicron ne peut être tenue responsable. Il appartient au patient de s’assurer que les conditions de traitement des échantillons sont conformes aux exigences du laboratoire choisi. Aucune demande de remboursement des frais engagés auprès de la clinique ne sera acceptée dans de telles circonstances.

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7.1. Détails des frais applicables :
La Clinique Omicron s’engage à fournir des informations claires et détaillées sur les frais applicables à ses services, incluant :
– Les frais de consultation (en personne et en téléconsultation),
– Les frais administratifs (création de dossier, gestion du portail patient, etc.),
– Les frais liés aux services spécialisés (analyses de laboratoire, prélèvements, etc.),
– Les frais supplémentaires pour services rendus en dehors des heures régulières ou en situation particulière.

7.2. Communication des tarifs avant confirmation de rendez-vous :
Avant toute confirmation de rendez-vous, les tarifs applicables sont affichés et portés à la connaissance du patient. La confirmation d’un rendez-vous par le patient constitue une acceptation explicite des tarifs en vigueur au moment de la réservation, incluant tous les frais liés aux services demandés. Il est de la responsabilité du patient de vérifier les coûts avant de finaliser sa réservation.

7.3. Clause de non-responsabilité pour les refus de remboursement par la RAMQ : 
La Clinique Omicron informe les patients que certains services ne sont pas couverts par la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ), notamment les services fournis par des médecins non participants. La clinique ne peut être tenue responsable des refus de remboursement de la part de la RAMQ ou d’autres assureurs privés. Le patient est seul responsable de vérifier son admissibilité à un remboursement auprès des organismes concernés. Aucune réclamation ne pourra être adressée à la clinique à cet effet.

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8.1. Conditions d’annulation et de modification : 
Toute annulation ou modification de rendez-vous doit être effectuée au moins 24 heures à l’avance.
– Les demandes doivent être soumises par courriel à remboursement@cliniqueomicron.ca.
– En cas de non-respect de ce délai, des frais d’annulation peuvent s’appliquer, sauf en cas de circonstances exceptionnelles justifiées (à la discrétion de la clinique).

8.2. Frais d’annulation et conditions de non-présentation : 
– Annulation moins de 24 heures avant le rendez-vous : des frais d’annulation de 75 CAD s’appliquent.
– Non-présentation au rendez-vous sans avis préalable : aucun remboursement ne sera accordé et la consultation sera considérée comme réalisée.
– Retard de plus de 5 minutes sans avis : la clinique se réserve le droit d’annuler la consultation sans remboursement.

8.3. Consultation en cas de retard ou d’environnement non sécurisé : 
La Clinique Omicron se réserve le droit de :
– Annuler la consultation si le patient se trouve dans un environnement jugé non sécurisé ou non confidentiel pour des raisons de protection des données médicales.
– Refuser la consultation si la qualité de la connexion Internet ne permet pas d’assurer un service adéquat.
– Dans ces cas, aucun remboursement ne sera effectué, sauf si la situation est jugée indépendante de la volonté du patient (à la discrétion de la clinique).

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9.1. Risques liés aux services de téléconsultation : 
La Clinique Omicron informe ses patients que la téléconsultation comporte des limitations techniques et médicales, notamment :
L’absence d’examen physique complet, pouvant limiter la précision des diagnostics.
– Le risque d’erreurs médicales dues à des informations incomplètes ou inexactes fournies par le patient.
– L’impossibilité de traiter des situations d’urgence médicale par téléconsultation.

9.2. Clause de non-responsabilité pour des problèmes techniques : 
La Clinique Omicron ne peut être tenue responsable des problèmes techniques indépendants de sa volonté, tels que :
– Pannes de réseau, défaillances de connexion Internet ou problèmes liés aux plateformes de communication.
– Retards ou interruptions dans la transmission des données médicales.
– Violations de sécurité malgré les mesures de cybersécurité mises en place (cryptage, pare-feu, etc.).

9.3. Substitution de la consultation vidéo par des appels téléphoniques si nécessaire : 
En cas de problèmes techniques affectant la qualité de la connexion vidéo, la consultation pourra être remplacée par un appel téléphonique.
– Cette substitution est considérée comme une prestation équivalente et ne donne pas droit à un remboursement partiel ou total.
– Le patient accepte par avance cette substitution en réservant une téléconsultation.

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10.1. Règles de cohérence des informations de réservation : 
Lors de la réservation d’une consultation via des plateformes tierces (par exemple, Clic Santé, Bonjour Santé, etc.), le patient est tenu de :
– Fournir des informations exactes et cohérentes, notamment le nom complet, la date de naissance, et les coordonnées de contact.
– Vérifier la correspondance des informations de paiement avec celles utilisées pour la réservation afin d’assurer la validation du rendez-vous.

10.2. Conséquences en cas d’incohérence des informations : 
– En cas d’incohérence entre les informations fournies, la Clinique Omicron se réserve le droit de suspendre ou d’annuler la réservation jusqu’à validation des données par le patient.
– Si le patient ne valide pas les informations demandées, la réservation sera considérée comme invalide et le rendez-vous sera annulé sans droit à un remboursement.
– Le patient est entièrement responsable de la mise à jour de ses informations personnelles et financières pour garantir le bon déroulement de la réservation.

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11.1. Conditions de Remboursement Partiel (Prorata) : 
Les abonnements payés annuellement ou mensuellement peuvent faire l’objet d’un remboursement partiel calculé au prorata des services non utilisés.
– Les services déjà rendus seront déduits du montant remboursé.
– Des frais administratifs peuvent s’appliquer pour le traitement de la demande de remboursement.

11.2. Période de Grâce et Annulation pour Non-Utilisation :
– Une période de grâce de 10 jours à compter de la date d’abonnement est accordée pour demander un remboursement complet, à condition qu’aucun service n’ait été utilisé.
– Si des services ont été utilisés, le remboursement sera ajusté en fonction des services consommés et des frais applicables.
– Aucun remboursement ne sera accordé en cas de non-utilisation volontaire des services pendant la durée de l’abonnement.

11.3. Non-Remboursement en Cas de Manquement aux Termes du Contrat : 
– La Clinique Omicron se réserve le droit d’annuler un abonnement sans remboursement en cas de non-respect des conditions générales d’utilisation, notamment en cas de :
– Comportement abusif envers le personnel ou les services de la clinique.
– Fraude ou tentative d’utilisation frauduleuse des services.
– Utilisation non autorisée des services (exemple : partage d’abonnement avec des tiers non inscrits).
– Le patient sera informé par écrit de l’annulation de l’abonnement, ainsi que des raisons motivant cette décision.

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12.1. Étapes de Soumission d’une Demande : 
Pour initier une demande de remboursement, le patient doit :
– Envoyer un courriel à remboursement@cliniqueomicron.ca en précisant :
– Nom complet du patient
– Numéro de dossier médical 
– Date et nature du service concerné  
– Motif détaillé de la demande de remboursement
– Documents justificatifs nécessaires (factures, reçus, preuves de paiement, etc.)
– Aucune demande de remboursement ne sera traitée par téléphone ou en personne à la réception.

12.2. Délais de Traitement des Remboursements :
– La Clinique Omicron s’engage à traiter chaque demande dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables à compter de la réception de la demande complète.
– En cas de litige ou de nécessité de vérifications supplémentaires, le délai pourra être prolongé, et le patient en sera informé.

12.3. Communication des Résultats (Acceptation ou Refus) : 
– Si la demande est acceptée : 
– Un courriel de confirmation sera envoyé au patient.
– Le remboursement sera effectué directement sur le compte bancaire ou la carte utilisée lors du paiement.
– Si la demande est refusée : 
– Un courriel explicatif détaillant les raisons du refus sera envoyé au patient.
– Le patient pourra, si nécessaire, formuler un recours en soumettant des informations supplémentaires pour réévaluation.

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13.1. Validation des Informations des Patients pour Éviter les Fraudes : 
La Clinique Omicron met en place des mesures strictes pour garantir la sécurité des transactions et des demandes de remboursement.
– Vérification systématique des informations personnelles lors des demandes de remboursement.
– Authentification des patients avant le traitement de toute demande financière.
– Surveillance des activités suspectes pour prévenir toute tentative de fraude.

13.2. Procédure de Dépôt de Plainte (Délai de 48h) : 
Les patients disposent d’un délai de 48 heures après la prestation du service pour soumettre une plainte officielle.
– Les plaintes doivent être envoyées par courriel à plainte@cliniqueomicron.ca, en précisant :
– Le nom complet du patient
– Le numéro de dossier médical 
– La description détaillée du problème rencontré
– Tout document justificatif pertinent
– Passé ce délai, les plaintes seront examinées uniquement dans des circonstances exceptionnelles.

13.3. Comité Interne de Gestion des Plaintes : 
Un comité interne dédié est chargé de :
– Évaluer les plaintes de manière objective et impartiale.
– Analyser les circonstances entourant la plainte, en consultant les professionnels concernés si nécessaire.
– Rendre une décision dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la réception de la plainte complète.
– Communiquer par écrit la décision finale au patient, accompagnée des motifs de la décision.

La Clinique Omicron s’engage à traiter toutes les plaintes avec sérieux, confidentialité et diligence.

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Droit de la Clinique de Modifier la Politique : 
La Clinique Omicron se réserve le droit de modifier la présente politique de remboursement à tout moment, afin de refléter des changements législatifs, des ajustements administratifs, ou des évolutions dans la prestation de ses services.

Notification des Modifications via le Site Web : 
Toute modification apportée à la politique sera publiée sur le site web officiel de la Clinique Omicron. La date de la dernière mise à jour sera indiquée en haut de la politique pour des raisons de transparence. Il est de la responsabilité du patient de consulter régulièrement cette politique afin de rester informé des éventuelles modifications.

Acceptation Implicite des Nouvelles Conditions par l’Utilisation Continue des Services : 
L’utilisation continue des services de la Clinique Omicron après la publication des modifications constitue une acceptation implicite des nouvelles conditions. En continuant à utiliser nos services, le patient reconnaît avoir pris connaissance des modifications et les accepte sans réserve.

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Responsable des remboursements : 
– Courriel : remboursement@cliniqueomicron.ca
– Téléphone : 514-606-3350

 

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