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Politique de remboursement – Clinique Omicron
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Politique de remboursement – Clinique Omicron
Politique de remboursement – Clinique Omicron

Politique de remboursement

Date de la dernière mise à jour : 1 février 2025

Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Les coordonnées strictement professionnelles (titre, adresse d’employeur, numéro de téléphone professionnel) ne sont généralement pas considérées comme des renseignements personnels.

Par « candidat », on entend toute personne ayant soumis sa candidature à un poste au sein du Groupe Omicron, ou ayant été approchée dans le cadre d’une démarche de recrutement.

La Clinique Omicron informe expressément ses patients que les services offerts peuvent être dispensés par des professionnels de la santé ayant des statuts différents au regard du Régime d’assurance-maladie du Québec (RAMQ).

1.1 Médecins et professionnels non participants à la RAMQ

Certains médecins et professionnels de la santé exerçant à la Clinique Omicron sont non participants au Régime d’assurance-maladie du Québec, au sens de la Loi sur l’assurance maladie (RLRQ, c. A-29).

À ce titre, le patient reconnaît et accepte que :

– les honoraires pour les services rendus par ces professionnels doivent être payés directement à la Clinique Omicron;
– aucun remboursement ne sera effectué par la RAMQ, même lorsque les services reçus seraient autrement assurés s’ils avaient été fournis par un professionnel participant ;
– la Clinique Omicron n’intervient en aucun cas auprès de la RAMQ pour des demandes de remboursement ;
– les reçus fournis peuvent être conservés par le patient à des fins fiscales personnelles, le cas échéant, sans garantie de déductibilité.

1.2 Absence de responsabilité de la Clinique quant à la couverture RAMQ

Il appartient exclusivement au patient de vérifier son admissibilité à une couverture ou à un remboursement par la RAMQ ou par tout autre régime public ou privé.

La Clinique Omicron ne peut être tenue responsable :
– d’un refus de remboursement par la RAMQ ;
– d’une interprétation erronée des règles de couverture par le patient ;
– d’un changement législatif ou administratif affectant l’admissibilité des services.

L’absence de couverture par la RAMQ ne constitue en aucun cas un motif de remboursement, de réduction de frais ou de recours contre la Clinique Omicron.

1.3 Services non assurés et services accessoires

Certains services offerts par la Clinique Omicron ne sont pas couverts par la RAMQ, incluant notamment, sans s’y limiter :– les consultations privées ;
– les téléconsultations ;
– les services administratifs ;
– les formulaires, attestations, lettres ou documents médicaux ;
– les abonnements, forfaits ou services numériques ;
– certains prélèvements ou services connexes.

Ces services demeurent entièrement à la charge du patient, peu importe son statut d’assuré.

1.4 Avis légal et reconnaissance expresse

Conformément à la Loi sur l’assurance maladie (RLRQ, c. A-29), la Clinique Omicron déclare avoir informé le patient de la présence de professionnels non participants à la RAMQ.

En réservant un rendez-vous, en utilisant les services de la Clinique Omicron ou en procédant à un paiement, le patient reconnaît expressément :
– avoir été informé du statut RAMQ applicable ;
– comprendre les conséquences financières qui en découlent ;
– accepter d’assumer l’entière responsabilité des frais exigés.

La réservation d’un rendez-vous, l’utilisation d’un service, la création ou l’utilisation d’un compte ou du portail patient, ainsi que tout paiement effectué auprès de la Clinique Omicron constituent une acceptation pleine, entière, expresse et irrévocable de l’ensemble des conditions financières applicables, incluant notamment la présente politique de remboursement.

Cette acceptation s’applique sans exception, que le service soit :
– effectué en personne ou à distance (téléconsultation) ;
– offert de manière ponctuelle ou dans le cadre d’un abonnement ;
– réservé directement auprès de la Clinique Omicron ou par l’entremise d’une plateforme tierce.

2.1 Consentement implicite lors de la réservation ou du paiement

Le patient reconnaît et accepte que :
– la confirmation d’un rendez-vous, quelle qu’en soit la forme, vaut consentement explicite aux frais applicables et aux conditions de remboursement ;
– aucun document signé, aucune validation manuelle ni aucun consentement distinct ne sont requis pour que la présente Politique soit pleinement opposable ;
– le fait de procéder à un paiement ou d’autoriser un prélèvement constitue une reconnaissance claire de son engagement financier.

2.2 Opposabilité des conditions financières

La présente Politique est juridiquement contraignante et opposable au patient :
– même si celui-ci affirme ne pas l’avoir lue ;
– même en cas d’erreur, d’oubli ou de mauvaise compréhension alléguée ;
– même si la réservation est effectuée pour le compte d’un tiers ou d’une personne à charge.

Il appartient au patient de prendre connaissance des conditions financières avant de confirmer un rendez-vous ou d’utiliser les services. Aucune méconnaissance alléguée ne pourra être invoquée pour justifier une demande de remboursement ou une contestation après coup.

2.3 Acceptation pour les personnes à charge

Lorsqu’un patient réserve un service pour une personne à charge ou agit à titre de représentant légal, il déclare être autorisé à le faire et accepte que les conditions financières s’appliquent intégralement aux services rendus, sans possibilité de refus ou de contestation ultérieure.

2.4 Modification des conditions financières

La Clinique Omicron se réserve le droit de modifier la présente politique de remboursement en tout temps, sous réserve des lois applicables.

Les conditions financières applicables sont celles en vigueur au moment de la réservation ou du paiement. L’utilisation continue des services après une modification constitue une acceptation implicite des nouvelles conditions.

Sauf disposition contraire expresse prévue par la loi, tous les frais exigés par la Clinique Omicron sont réputés définitifs et non remboursables, conformément aux modalités prévues à la présente politique.

Le patient reconnaît que certains frais couvrent des services, des ressources, des actes professionnels ou des coûts administratifs engagés dès la réservation, l’ouverture du dossier ou la mise à disposition des services, et ce, indépendamment de leur utilisation complète ou partielle.

3.1 Frais de consultation (en personne et téléconsultation)

Les frais liés aux consultations médicales, qu’elles soient effectuées :
– en personne ;
– en téléconsultation (vidéo ou téléphone) ;

sont strictement non remboursables dès que :
– la consultation a débuté ;
– le professionnel est prêt à débuter la consultation à l’heure prévue ;
– la consultation est réputée commencée en raison de l’absence, du retard ou de l’indisponibilité du patient.

Aucun remboursement ne sera accordé notamment dans les cas suivants :
– le patient décide de ne pas suivre les recommandations médicales ;
– le patient met fin à la consultation de son propre chef ;
– le patient estime subjectivement que la consultation n’a pas répondu à ses attentes ;
– le patient omet de fournir des informations complètes ou exactes.

3.2 Frais administratifs et de gestion de dossier

Les frais administratifs, incluant notamment :
– la création, l’ouverture, la mise à jour ou la fermeture du dossier patient ;
– l’accès et l’utilisation du portail patient sécurisé ;
– la gestion des rendez-vous, des communications et des documents médicaux ;

sont non remboursables en toutes circonstances, puisqu’ils couvrent des coûts fixes engagés par la Clinique Omicron dès l’activation du dossier, indépendamment de l’utilisation effective des services par le patient.

3.3 Frais liés aux services numériques et outils technologiques

Les frais associés aux outils numériques, plateformes de téléconsultation, systèmes de communication sécurisés ou services en ligne sont également non remboursables, incluant les situations où :
– la consultation est écourtée en raison de l’environnement du patient ;
– la qualité de la connexion Internet du patient est insuffisante ;
– le patient n’est pas disponible au moment prévu.

3.4 Frais de retard, paiements refusés et défaut de paiement

En cas de retard de paiement, la Clinique Omicron se réserve le droit d’appliquer des intérêts et des frais administratifs additionnels pour tout paiement refusé, retourné ou contesté. Les taux et modalités applicables sont communiqués au patient au moment de la réservation ou de la facturation. Ces frais sont non remboursables, peu importe l’issue ultérieure du dossier ou des services.

3.5 Absence de droit au remboursement partiel

Sauf indication contraire expresse prévue par la loi :
– aucun remboursement partiel ;
– aucun crédit ;
– aucune compensation financière

ne sera accordé pour des services partiellement utilisés, interrompus ou non complétés à l’initiative du patient.

La Clinique Omicron adopte une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement abusif, frauduleux ou inapproprié pouvant nuire à la sécurité, à l’intégrité, au bon fonctionnement de ses services ou au respect de son personnel et de ses professionnels.

4.1 Comportements abusifs

Sont notamment considérés comme des comportements abusifs, sans s’y limiter :

– le harcèlement, l’intimidation, les menaces ou propos agressifs envers le personnel administratif, les professionnels de la santé ou tout représentant de la Clinique Omicron ;
– les comportements irrespectueux, discriminatoires, injurieux ou diffamatoires ;
– toute tentative de pression, de chantage ou de contrainte visant à obtenir un remboursement, un avantage financier ou un traitement préférentiel ;
– l’abus répété des mécanismes de plainte, d’annulation ou de remboursement.

En présence d’un comportement abusif, la Clinique Omicron se réserve le droit, à sa seule discrétion et sans préavis :
– de refuser tout remboursement, en tout ou en partie ;
– de mettre fin à la consultation en cours ;
– de suspendre ou de résilier l’accès aux services, au portail patient ou à tout abonnement ;
– de refuser toute future prise de rendez-vous.

4.2 Réclamations répétées ou manifestement non fondées

Les demandes de remboursement répétées, manifestement non fondées ou jugées abusives à l’issue d’une évaluation interne peuvent être rejetées sans obligation de justification additionnelle.

La Clinique Omicron se réserve également le droit de cesser de traiter toute demande provenant d’un patient qui fait un usage excessif ou abusif des procédures de remboursement ou de contestation.

4.3 Fraude et fausses déclarations

Toute tentative de fraude, incluant notamment :
– la fourniture de renseignements faux, trompeurs ou incomplets ;
– l’utilisation non autorisée d’un compte, d’un abonnement ou du portail patient ;
– la contestation injustifiée de paiements (rétrofacturation abusive) ;
– l’usurpation d’identité ou l’utilisation des services pour le compte d’un tiers sans autorisation ;

entraînera automatiquement :
– le refus de tout remboursement ;
– la résiliation immédiate des services ou abonnements, sans compensation ;
– la possibilité de recours civils ou administratifs, le cas échéant.

4.4 Résiliation des abonnements pour abus ou fraude

En cas de fraude avérée, d’abus manifeste ou de non-respect des présentes politiques, la Clinique Omicron peut résilier un abonnement ou suspendre des services sans obligation de remboursement, même pour la portion non utilisée.

La décision sera communiquée par écrit au patient concerné, accompagnée des motifs justifiant la mesure prise.

La Clinique Omicron offre, selon les services demandés, des actes de prélèvement et facilite l’acheminement d’échantillons vers des laboratoires d’analyses, qu’ils soient publics ou privés. Le patient reconnaît que les analyses de laboratoire constituent des services distincts, généralement fournis par des tiers indépendants de la Clinique Omicron.

5.1 Portée de la responsabilité de la Clinique Omicron

La responsabilité de la Clinique Omicron se limite strictement :
– à l’acte de prélèvement effectué par son personnel ou ses professionnels autorisés ;
– à la manipulation initiale et à la transmission des échantillons, lorsque applicable.

La Clinique Omicron n’exerce aucun contrôle sur les procédures, délais, méthodes d’analyse, interprétations ou résultats produits par les laboratoires tiers et décline toute responsabilité à cet égard.

5.2 Laboratoires tiers – absence de lien de dépendance

Les laboratoires, qu’ils soient publics ou privés, sont des entités juridiquement distinctes et indépendantes de la Clinique Omicron.

En conséquence, la Clinique Omicron ne peut être tenue responsable :
– des délais d’analyse ou de transmission des résultats ;
– des refus de traitement d’un échantillon ;
– des erreurs, omissions ou résultats jugés insatisfaisants ;
– des politiques internes, administratives ou cliniques propres aux laboratoires.

Toute réclamation relative aux analyses de laboratoire doit être adressée directement au laboratoire concerné.

5.3 Choix du laboratoire par le patient

Lorsque le patient a la possibilité de choisir entre un laboratoire public ou privé, ce choix est effectué sous sa seule responsabilité.

Le patient reconnaît que :
– les laboratoires publics peuvent refuser un échantillon pour des raisons administratives, techniques ou de capacité ;
– les délais et conditions de traitement peuvent varier selon le laboratoire choisi ;
– le refus d’un laboratoire public ne crée aucun droit à un remboursement des frais engagés auprès de la Clinique Omicron.

En cas de refus par un laboratoire public, le patient peut, s’il le souhaite, recourir à un laboratoire privé, moyennant les frais applicables.

5.4 Frais liés aux prélèvements et analyses

Les frais facturés par la Clinique Omicron pour les actes de prélèvement sont non remboursables, dès lors que le prélèvement a été effectué ou tenté, et ce, indépendamment :
– du traitement subséquent de l’échantillon ;
– du résultat des analyses ;
– de l’acceptation ou du refus par le laboratoire choisi.

Les frais facturés directement par les laboratoires tiers demeurent sous la responsabilité exclusive du patient.

5.5 Absence de responsabilité en cas d’impossibilité d’analyse

La Clinique Omicron ne peut être tenue responsable si un échantillon :
– est jugé non conforme par un laboratoire ;
– ne peut être analysé pour des raisons techniques ;
– doit être repris ou rejeté.

Aucun remboursement des frais de prélèvement, de consultation ou de services connexes ne sera accordé dans de telles circonstances.

La Clinique Omicron s’engage à communiquer de manière claire et accessible les frais applicables à ses services. Toutefois, le patient reconnaît que la transparence des coûts repose également sur sa diligence à prendre connaissance des informations fournies avant toute réservation ou utilisation des services.

6.1 Communication préalable des tarifs

Les tarifs applicables aux services offerts par la Clinique Omicron sont :
– affichés sur le site Internet officiel de la Clinique et/ou
– communiqués lors du processus de prise de rendez-vous ou de paiement.

Les tarifs peuvent inclure, sans s’y limiter :
– les frais de consultation (en personne ou en téléconsultation) ;
– les frais administratifs (création et gestion du dossier, portail patient, etc.) ;
– les frais liés aux prélèvements, analyses ou services connexes ;
– les frais associés à des services spécialisés, hors des heures régulières ou en situation particulière.

La confirmation d’un rendez-vous ou d’un paiement constitue une acceptation expresse des tarifs en vigueur au moment de la réservation.

6.2 Responsabilité du patient quant à la vérification des coûts

Il incombe au patient :
– de vérifier les coûts applicables avant de confirmer un rendez-vous ;
– de s’assurer de comprendre les frais exigés et leur nature ;
– de poser toute question pertinente avant de procéder au paiement.

Aucune demande de remboursement, de réduction ou de contestation ne pourra être fondée sur :
– une incompréhension alléguée des frais ;
– une omission de consulter les tarifs affichés ;
– une erreur d’interprétation des informations fournies.

6.3 Absence de responsabilité en cas de refus de remboursement par la RAMQ ou un assureur

La Clinique Omicron informe les patients que certains services ne sont pas couverts par la RAMQ ou par des assureurs privés.

La Clinique Omicron ne peut être tenue responsable :
– d’un refus de remboursement par la RAMQ ;
– d’un refus, d’une limitation ou d’un délai de remboursement par un assureur privé ;
– d’une mauvaise compréhension des règles de couverture par le patient.

Le patient demeure seul responsable de vérifier son admissibilité à un remboursement auprès des organismes concernés. Aucun recours ou remboursement ne pourra être exercé contre la Clinique Omicron à ce titre.

6.4 Ajustements et modifications tarifaires

La Clinique Omicron se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment, sous réserve des lois applicables.

Les tarifs applicables sont ceux en vigueur au moment de la réservation ou du paiement. Les modifications ultérieures n’ont aucun effet rétroactif sur les services déjà réservés ou rendus.

La présente section établit les règles applicables à la prise de rendez-vous, aux modifications, aux annulations, aux retards et aux absences, tant pour les consultations en personne que pour les services de téléconsultation offerts par la Clinique Omicron.

7.1 Prise de rendez-vous

Les rendez-vous peuvent être pris directement auprès de la Clinique Omicron ou par l’entremise de plateformes tierces autorisées.

Le patient reconnaît que :
– la confirmation d’un rendez-vous constitue un engagement ferme ;
– les informations fournies lors de la réservation doivent être exactes, complètes et à jour ;
– toute erreur ou omission dans les informations transmises relève de sa responsabilité.

La Clinique Omicron se réserve le droit d’annuler ou de suspendre un rendez-vous si les informations fournies sont incomplètes, incohérentes ou inexactes.

7.2 Annulation et modification par le patient

Toute demande d’annulation ou de modification d’un rendez-vous doit être effectuée au moins vingt-quatre (24) heures à l’avance, selon les modalités prévues par la Clinique.

Les demandes doivent être soumises exclusivement par les moyens mis à disposition par la Clinique Omicron, notamment via le portail patient ou les outils en ligne prévus à cet effet.

Toute demande effectuée en dehors de ces canaux ou après le délai requis pourra être refusée sans remboursement.

7.3 Frais d’annulation

Sauf disposition contraire expressément prévue par la loi :

– toute annulation effectuée moins de soixante-douze (72) heures avant l’heure prévue du rendez-vous peut entraîner des frais d’annulation fixes ;
– toute annulation effectuée moins de vingt-quatre (24) heures avant le rendez-vous ne donne droit à aucun remboursement ;
– les frais d’annulation visent à compenser les ressources cliniques et administratives mobilisées.

Les frais applicables sont communiqués au patient au moment de la réservation.

7.4 Absence et non-présentation

En cas de non-présentation au rendez-vous sans avis préalable :
– la consultation est réputée réalisée ;
– aucun remboursement, crédit ou report ne sera accordé ;
– la Clinique Omicron se réserve le droit de refuser toute future prise de rendez-vous en cas de récidive.

7.5 Retard du patient

Tout retard du patient peut entraîner :
– une réduction de la durée de la consultation, sans réduction de frais ;
– l’annulation du rendez-vous, à la discrétion de la Clinique, notamment lorsque le retard excède cinq (5) minutes.

Dans un tel cas, la consultation est considérée comme annulée par le patient et aucun remboursement ne sera accordé.

7.6 Téléconsultation – conditions particulières

Pour les services de téléconsultation, le patient est responsable de :
– se connecter à l’heure prévue ;
– se trouver dans un environnement privé, sécuritaire et confidentiel ;
– disposer d’un équipement et d’une connexion Internet adéquats.

La Clinique Omicron se réserve le droit de :
– refuser ou mettre fin à une téléconsultation si l’environnement du patient est jugé non sécuritaire ou non confidentiel ;
– annuler la consultation si la qualité de la connexion ne permet pas d’assurer un service adéquat.

Dans ces situations, aucun remboursement ne sera accordé, sauf si la Clinique juge que la situation est indépendante de la volonté du patient.

7.7 Modification ou annulation à l’initiative de la Clinique

La Clinique Omicron se réserve le droit de modifier la date, l’heure ou le professionnel assigné à un rendez-vous, notamment en raison :
– d’un imprévu médical ;
– d’un triage clinique ;
– d’une contrainte opérationnelle ou administrative.

Dans de tels cas, une solution raisonnable sera proposée au patient.
Un remboursement intégral ne sera accordé que si la Clinique annule le rendez-vous sans offrir d’alternative raisonnable.

La Clinique Omicron offre, lorsque expressément indiqué, des services de téléconsultation permettant à un patient de consulter un professionnel de la santé à distance. Le patient reconnaît que la téléconsultation constitue un mode de prestation de soins comportant des limitations cliniques, techniques et opérationnelles inhérentes.

8.1 Limites cliniques de la téléconsultation

Le patient reconnaît et accepte que la téléconsultation :
– ne permet pas la réalisation d’un examen physique complet ;
– repose en grande partie sur les informations fournies par le patient ;
– peut limiter la précision de l’évaluation clinique, du diagnostic ou des recommandations ;
– n’est pas adaptée à toutes les conditions médicales.

La Clinique Omicron et les professionnels de la santé se réservent le droit de :
– refuser une téléconsultation ;
– y mettre fin ;
– recommander une consultation en personne ou une consultation d’urgence,

lorsqu’ils estiment que la situation clinique du patient le justifie.

8.2 Absence de prise en charge des urgences

La téléconsultation ne doit en aucun cas être utilisée pour des situations d’urgence médicale.

Le patient reconnaît que :
– les urgences médicales doivent être prises en charge par les services d’urgence ;
– la Clinique Omicron n’assume aucune responsabilité si le patient tente d’utiliser la téléconsultation dans un contexte inapproprié.

8.3 Limites techniques et environnement du patient

Le patient est seul responsable :
– de la qualité de sa connexion Internet ;
– de la compatibilité de son équipement ;
– de la confidentialité de l’environnement dans lequel se déroule la téléconsultation.

La Clinique Omicron ne peut être tenue responsable :
– des interruptions, retards ou défaillances techniques indépendantes de sa volonté ;
– des problèmes liés aux plateformes technologiques utilisées ;
– des conséquences d’une connexion inadéquate ou d’un environnement non sécurisé.

La Clinique se réserve le droit d’annuler ou de mettre fin à une téléconsultation si les conditions techniques ou environnementales ne permettent pas d’assurer un service adéquat.

8.4 Substitution par un appel téléphonique

En cas de problème technique affectant la qualité de la consultation vidéo, la téléconsultation peut être remplacée par un appel téléphonique, à la discrétion du professionnel.

Cette substitution est réputée constituer une prestation équivalente du service et ne donne droit à aucun remboursement, partiel ou total.

8.5 Absence de remboursement liée aux limitations

Aucun remboursement ne sera accordé notamment dans les situations suivantes :
– interruption ou écourtement de la téléconsultation en raison de problèmes techniques du patient ;
– refus ou arrêt de la téléconsultation pour des motifs cliniques justifiés ;
– recommandation d’une consultation en personne ou à l’urgence ;
– substitution par un appel téléphonique.

Le patient reconnaît que ces situations font partie intégrante des risques et limitations associés à la téléconsultation.

La Clinique Omicron peut offrir, selon les services en vigueur, des abonnements ou services récurrents permettant au patient d’accéder à certains avantages, services administratifs ou cliniques, selon les modalités précisées au moment de l’inscription.

9.1 Nature et portée des abonnements

Les abonnements peuvent inclure, sans s’y limiter :
– l’accès facilité à certains services ;
– des services administratifs récurrents ;
– des avantages liés à la prise de rendez-vous ;
– des services numériques ou de téléconsultation, lorsque expressément indiqués.

Le patient reconnaît que l’abonnement constitue un contrat à exécution successive, distinct de chaque consultation ou service ponctuel, et que les services inclus peuvent varier selon la formule choisie.

9.2 Acceptation et activation de l’abonnement

L’abonnement est réputé accepté et activé dès :
– la confirmation de l’inscription par le patient ;
– le paiement initial ou l’autorisation de prélèvement ;
– l’accès aux services ou avantages liés à l’abonnement.

Aucune signature manuscrite ni confirmation distincte ne sont requises pour que l’abonnement soit pleinement valide et opposable.

9.3 Frais d’abonnement et paiements récurrents

Les frais d’abonnement sont exigibles selon la périodicité indiquée (mensuelle, annuelle ou autre).

Le patient autorise expressément la Clinique Omicron à :
– prélever automatiquement les frais récurrents selon le mode de paiement fourni ;
– maintenir l’abonnement actif jusqu’à sa résiliation conforme aux modalités prévues.

Il appartient au patient de s’assurer que ses informations de paiement sont exactes et à jour. Tout défaut de paiement peut entraîner la suspension ou la résiliation de l’abonnement.

9.4 Absence de remboursement et prorata

Sauf disposition contraire expressément prévue par la loi ou indiquée dans l’offre spécifique :
– les frais d’abonnement sont non remboursables ;
– aucun remboursement ni crédit ne sera accordé pour une période partiellement utilisée ;
– la non-utilisation volontaire des services inclus ne donne droit à aucun remboursement.

Lorsqu’un remboursement partiel au prorata est exceptionnellement prévu, celui-ci est calculé en tenant compte :
– des services déjà rendus ;
– des frais administratifs applicables ;
– des avantages déjà accordés au patient.

9.5 Résiliation par le patient

Le patient peut demander la résiliation de son abonnement selon les modalités précisées par la Clinique Omicron, notamment via le portail patient ou les outils en ligne prévus à cet effet.

La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours, sauf indication contraire. Aucun remboursement ne sera accordé pour la période déjà entamée.

9.6 Résiliation ou suspension par la Clinique

La Clinique Omicron se réserve le droit de suspendre ou de résilier un abonnement, sans remboursement, notamment en cas :
– de non-respect des présentes politiques ;
– de comportement abusif ou frauduleux ;
– de défaut de paiement ;
– d’utilisation non autorisée ou abusive des services.

La décision sera communiquée par écrit au patient, sans que cela n’ouvre droit à une compensation financière.

Toute demande de remboursement est soumise aux règles strictes prévues à la présente politique. Aucun remboursement ne sera accordé en dehors de la procédure formelle décrite ci-dessous.

10.1 Canal exclusif de soumission

Afin d’assurer la protection des renseignements personnels et médicaux des patients conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (RLRQ, c. P-39.1, « Loi 25 »), toute demande de remboursement doit obligatoirement être soumise par l’entremise du portail patient sécurisé de la Clinique Omicron ou du formulaire officiel disponible sur le site Internet de la Clinique.

Ces canaux sont les seuls à offrir le niveau de chiffrement et de sécurité requis pour le traitement de renseignements à caractère médical et financier. Toute demande transmise par un canal non sécurisé notamment par courriel non chiffré, par téléphone ou en personne à la réception ne pourra être traitée, la Clinique Omicron étant dans l’impossibilité légale de traiter des renseignements personnels sensibles par ces voies. Le patient peut obtenir une assistance technique à l’accès au portail en contactant le service administratif au 514-606-3350.

10.2 Contenu obligatoire de la demande

Pour être recevable, toute demande de remboursement doit être complète et inclure :
– l’identité complète du patient ;
– le numéro de dossier ou toute information permettant l’identification du service ;
– la description détaillée du motif invoqué ;
– toute pièce justificative pertinente, le cas échéant.

Toute demande incomplète, imprécise ou contradictoire pourra être rejetée sans analyse de fond.

10.3 Délais de soumission

Toute demande de remboursement doit être soumise dans un délai raisonnable suivant la prestation du service ou l’événement invoqué.

La Clinique Omicron se réserve le droit de refuser toute demande présentée hors délai, sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées et appréciées à sa seule discrétion.

10.4 Analyse et décision

Chaque demande de remboursement fait l’objet :
– d’une analyse interne ;
– d’une vérification administrative et, au besoin, clinique.

La Clinique Omicron se réserve le droit de :
– accepter la demande en tout ou en partie ;
– refuser la demande ;
– solliciter des informations ou documents supplémentaires.

La décision rendue est finale, sous réserve des droits impératifs prévus par la loi.

10.5 Délais de traitement

Sous réserve de la réception d’une demande complète, la Clinique Omicron s’efforce de rendre une décision dans un délai de cinq (5) à dix (10) jours ouvrables.

Ce délai peut être prolongé en cas de vérification additionnelle, de litige ou de circonstances exceptionnelles. Le patient en sera informé, sans que ce délai n’ouvre droit à une compensation.

10.6 Modalités de remboursement

Lorsqu’un remboursement est accordé :
– il est effectué uniquement selon le mode de paiement initial ;
– aucun remboursement en espèces ne sera effectué ;
– des frais administratifs peuvent être déduits, lorsque permis par la loi.

Aucun intérêt n’est payable sur les montants remboursés.

10.7 Absence de reconnaissance de responsabilité

L’acceptation d’un remboursement, en tout ou en partie, ne constitue en aucun cas :
– une reconnaissance de faute ;
– une admission de responsabilité ;
– un précédent applicable à d’autres situations.

La Clinique Omicron met en place un mécanisme structuré de traitement des plaintes afin d’assurer une gestion rigoureuse, équitable et confidentielle des insatisfactions exprimées par les patients.

11.1 Canal officiel de dépôt des plaintes

Pour des raisons de conformité à la Loi 25 et de protection des renseignements personnels, toute plainte doit être déposée exclusivement via le portail patient sécurisé ou le formulaire officiel disponible sur le site Internet de la Clinique Omicron. Cette exigence vise à garantir la confidentialité des renseignements médicaux et personnels contenus dans les plaintes, ainsi que leur intégrité lors de la transmission et du traitement. Pour toute difficulté technique liée à l’accès à ces outils, le patient peut communiquer avec le service administratif au 514-606-3350, qui l’assistera dans la soumission sans traiter la plainte au fond par ce canal.

11.2 Délai de dépôt des plaintes

Sauf disposition contraire prévue par la loi, toute plainte doit être déposée dans un délai maximal de 30 jours suivant :
– la prestation du service concerné ; ou
– la survenance de l’événement donnant lieu à la plainte.

Toute plainte transmise après l’expiration de ce délai pourra être rejetée, sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées et appréciées à la seule discrétion de la Clinique Omicron.

11.3 Contenu obligatoire de la plainte

Pour être recevable, toute plainte doit contenir :
– l’identité complète du patient ;
– le numéro de dossier ou toute information permettant d’identifier le service concerné ;
– une description claire, précise et factuelle de la situation ;
– tout document ou élément justificatif pertinent, le cas échéant.

Les plaintes imprécises, incomplètes, manifestement abusives ou répétitives peuvent être rejetées sans analyse de fond.

11.4 Analyse et traitement des plaintes

Les plaintes recevables font l’objet :
– d’une analyse administrative ;
– et, au besoin, d’une analyse clinique interne.

La Clinique Omicron se réserve le droit de :
– demander des informations supplémentaires ;
– consulter les professionnels concernés ;
– rejeter toute plainte jugée infondée, abusive ou de mauvaise foi.

11.5 Décision et communication

La Clinique Omicron s’efforce de rendre une décision dans un délai de dix (10) jours ouvrables suivant la réception d’une plainte complète.

La décision est communiquée par écrit au patient et peut inclure, le cas échéant :
– une explication des faits ;
– une clarification des politiques applicables ;
– une mesure corrective administrative, lorsque jugée appropriée.

La décision rendue est finale sur le plan administratif interne, sous réserve des recours légaux auxquels le patient a droit en vertu des lois applicables.

11.6 Lien avec les remboursements

Le dépôt d’une plainte :
– n’entraîne pas automatiquement un remboursement ;
– ne suspend pas l’application de la politique de remboursement ;
– ne constitue pas une reconnaissance de responsabilité de la part de la Clinique.

Toute demande de remboursement demeure soumise à la Procédure de remboursement prévue à la section 10 de la présente politique.

11.7 Absence de représailles

Aucune plainte recevable ne donnera lieu à des représailles à l’encontre du patient. Toutefois, la Clinique Omicron se réserve le droit de refuser de traiter des plaintes répétitives, abusives ou vexatoires.

La Clinique Omicron se réserve le droit de modifier, mettre à jour, compléter ou remplacer, en tout temps, la présente politique de remboursement, en tout ou en partie, notamment afin de refléter :

– des changements législatifs ou réglementaires ;
– des décisions administratives ou opérationnelles ;
– l’évolution des services offerts, incluant les soins en présentiel, les services virtuels et les abonnements ;
– des exigences liées à la sécurité, à la conformité ou à la prévention des abus.

12.1 Entrée en vigueur des modifications

Toute modification entre en vigueur dès sa publication sur le site Internet officiel de la Clinique Omicron ou sur toute plateforme numérique contrôlée par celle-ci, sauf indication contraire expresse.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en tête de la politique à titre informatif.

12.2 Obligation de consultation par le patient

Il incombe au patient de consulter régulièrement la politique de remboursement afin de prendre connaissance des conditions en vigueur au moment :

– de la réservation d’un rendez-vous ;
– de la souscription ou du renouvellement d’un abonnement ;
– de l’utilisation de tout service offert par la Clinique Omicron.

La Clinique Omicron n’a aucune obligation d’aviser individuellement les patients des modifications apportées, sauf lorsque la loi l’exige expressément.

12.3 Acceptation implicite des modifications

L’utilisation continue des services de la Clinique Omicron après la publication d’une modification constitue une acceptation implicite, pleine et entière de la politique de remboursement telle que modifiée.

Cette acceptation s’applique notamment :
– aux consultations en personne ;
– aux téléconsultations ;
– aux abonnements ;
– à toute demande administrative ou financière effectuée après l’entrée en vigueur des modifications.

12.4 Limites légales

Aucune modification à la présente politique n’a pour effet de restreindre les droits impératifs accordés aux patients par les lois applicables, notamment les lois relatives à la protection du consommateur et à la santé.

En cas de conflit entre la présente politique et une disposition légale d’ordre public, cette dernière prévaut dans la mesure requise par la loi.

Toutes les communications relatives à la présente politique de remboursement, incluant notamment les demandes de remboursement, les contestations, les plaintes et toute question de nature administrative ou financière, doivent être effectuées exclusivement selon les modalités prévues ci-dessous.

13.1 Canal officiel de communication

Les patients doivent utiliser uniquement les canaux suivants :

– le portail patient sécurisé de la Clinique Omicron ;
– les formulaires officiels mis à disposition sur le site Internet de la Clinique Omicron.

Aucune demande ne sera traitée si elle est transmise :
– par téléphone ;
– par courriel ;
– en personne à la réception ;
– par l’entremise d’un tiers non autorisé.

Toute communication transmise par un canal non conforme est réputée non reçue.

13.2 Sécurité et confidentialité des communications

Afin d’assurer la protection des renseignements personnels et médicaux des patients, la Clinique Omicron exige que toute communication liée aux remboursements et aux plaintes transite exclusivement par ses outils numériques sécurisés.

Le patient est responsable de :
– activer et maintenir l’accès à son portail patient ;
– protéger ses identifiants de connexion ;
– s’assurer que les informations transmises sont exactes et complètes.

La Clinique Omicron décline toute responsabilité pour les retards ou conséquences résultant :
– d’un compte non activé ;
– d’informations erronées ;
– ou d’un défaut d’utilisation des canaux officiels.

13.3 Assistance administrative

En cas de difficulté technique liée à l’accès au portail patient ou à l’utilisation des formulaires, le patient peut communiquer avec le service administratif de la Clinique Omicron pour obtenir une assistance strictement technique, sans traitement de fond des demandes :

Téléphone : 514-606-3350

Aucune information médicale, financière ou décisionnelle ne sera communiquée par téléphone.

La présente Politique vise à assurer une transparence financière complète, à prévenir les abus et à protéger l’intégrité clinique et administrative de la Clinique Omicron, dans le respect des lois applicables.