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Politique de confidentialité — Acquisition de talents

Date de la dernière mise à jour : 26 février 2025

La protection des renseignements personnels constitue une priorité pour le Groupe Omicron. La présente politique encadre la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus d'acquisition de talents, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, modifiée par la Loi 25).

En soumettant une candidature au Groupe Omicron, vous consentez à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels conformément à la présente politique.

Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Les coordonnées strictement professionnelles (titre, adresse d’employeur, numéro de téléphone professionnel) ne sont généralement pas considérées comme des renseignements personnels.

Par « candidat », on entend toute personne ayant soumis sa candidature à un poste au sein du Groupe Omicron, ou ayant été approchée dans le cadre d’une démarche de recrutement.

Lors de la soumission d’une candidature, le Groupe Omicron recueille les renseignements transmis par le candidat dans le formulaire de candidature accessible sur cliniqueomicron.ca/postuler ou par toute autre voie de candidature autorisée, notamment :

  • nom et prénom
  • coordonnées (adresse postale, courriel, numéro de téléphone)
  • parcours scolaire et professionnel
  • attestations, diplômes et permis d’exercice applicables
  • références professionnelles
  • tout renseignement additionnel volontairement transmis par le candidat (curriculum vitae, lettre de présentation, portfolio)

Au cours du processus de sélection, le Groupe Omicron peut recueillir et constituer :

  • les notes prises lors des entrevues
  • les résultats des évaluations techniques ou psychométriques applicables au poste
  • les communications échangées avec le candidat
  • les renseignements obtenus auprès des références fournies par le candidat

Préalablement à l’embauche, des renseignements complémentaires peuvent être requis aux fins de vérification de l’admissibilité à l’emploi et de validation des qualifications professionnelles déclarées.

Les renseignements personnels des candidats sont recueillis et utilisés exclusivement aux fins suivantes :

  • évaluer l’adéquation entre la candidature et les exigences du poste
  • communiquer avec le candidat tout au long du processus
  • vérifier l’exactitude des renseignements fournis et la validité des qualifications déclarées
  • répondre aux obligations légales et réglementaires applicables, notamment dans le secteur de la santé
  • documenter le processus de recrutement à des fins de conformité interne
  • considérer le candidat pour d’autres postes ouverts ou à venir, lorsque le candidat y a consenti

Les renseignements sont recueillis dès la soumission d’une candidature et tout au long du processus de sélection, jusqu’à ce qu’une offre soit acceptée, refusée, retirée, ou que le candidat ne soit pas retenu.

Les renseignements personnels sont recueillis :

  • directement auprès du candidat, par l’intermédiaire du formulaire de candidature en ligne sur cliniqueomicron.ca, par courriel, ou lors des entrevues
  • auprès des références professionnelles désignées par le candidat
  • à partir de sources accessibles au public lorsque le candidat les a rendues publiques (profils professionnels en ligne)
  • auprès des plateformes d’affichage de postes et agences de recrutement partenaires, le cas échéant

L’accès aux renseignements personnels des candidats est strictement limité, sur la base du principe du besoin de savoir, aux personnes suivantes :

  • l’équipe responsable de l’acquisition de talents et des ressources humaines du Groupe Omicron
  • les gestionnaires participant à la décision d’embauche pour le poste visé, qui n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires à leur évaluation
  • les membres de la direction lorsque la décision finale relève de leur autorité

Toutes les personnes ayant accès aux renseignements sont liées par des obligations contractuelles de confidentialité.

Les renseignements personnels des candidats sont conservés :

  • sur les serveurs de messagerie professionnelle du Groupe Omicron, hébergés au Canada
  • dans la base de données interne de gestion des candidatures du Groupe Omicron, hébergée sur des infrastructures sécurisées au Canada
  • dans les dossiers de l’équipe des ressources humaines, sur des supports physiques ou électroniques sécurisés

Aucun renseignement personnel de candidat n’est transféré hors du Canada sans information préalable au candidat et application des mesures de protection requises par la loi.

Les renseignements personnels des candidats retenus et embauchés sont versés à leur dossier d’employé et régis par la politique de confidentialité applicable aux employés, qui leur est remise à la signature de leur entente.

Les renseignements personnels des candidats non retenus, qui se sont retirés du processus, ou qui ont refusé une offre, sont conservés pour une période maximale de trois (3) ans suivant la fin du processus de recrutement. Cette durée correspond au délai de prescription des actions personnelles prévu à l’article 2925 du Code civil du Québec et permet au Groupe Omicron de répondre à toute contestation relative à une décision d’embauche, ainsi que de considérer le candidat pour de futurs postes lorsqu’il y a consenti.

À l’expiration de cette période, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

Le Groupe Omicron met en œuvre les mesures de sécurité physiques, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification illicites. Ces mesures incluent notamment :

  • contrôle d’accès basé sur les rôles et le besoin de savoir
  • chiffrement des données en transit et au repos pour les supports électroniques
  • journalisation des accès aux dossiers de candidature
  • formation continue du personnel sur la protection des renseignements personnels
  • ententes de confidentialité signées par tous les intervenants au processus

Aucun système de transmission ou de stockage électronique ne peut garantir une sécurité absolue. Le Groupe Omicron s’engage à appliquer les standards reconnus de l’industrie et à notifier les candidats concernés en cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, conformément à la loi.

Conformément à la loi, tout candidat dispose des droits suivants à l’égard des renseignements personnels que le Groupe Omicron détient à son sujet :

  • droit d’accès : obtenir confirmation de la détention de renseignements et en recevoir une copie
  • droit de rectification : faire corriger tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque
  • droit à la cessation de la diffusion, au déréférencement et à la réindexation, dans les conditions prévues par la loi
  • droit au retrait du consentement à tout moment, sous réserve des obligations légales et contractuelles applicables
  • droit à la portabilité des renseignements informatisés, dans un format technologique structuré et couramment utilisé
  • droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec

Toute demande d’exercice de ces droits doit être adressée par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels (RPP) du Groupe Omicron aux coordonnées indiquées à la section 13.

Le Groupe Omicron n’utilise aucun système de décision exclusivement automatisé pour évaluer les candidatures. Toute décision d’embauche est rendue par une personne physique au sein de l’équipe responsable du recrutement.

Le Groupe Omicron se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment afin d’en assurer la conformité avec l’évolution de la législation, des pratiques internes et des standards applicables. La version en vigueur est celle publiée sur cliniqueomicron.ca. Les modifications substantielles sont communiquées aux candidats au processus actif.

Les candidats souhaitant exercer leurs droits, signaler un incident ou formuler une plainte peuvent contacter le RPP du Groupe Omicron aux coordonnées suivantes :

RPP principal — Decision-making responsible Direction des opérations — Groupe Omicron Courriel : rprp@cliniqueomicron.ca Telephone: 514-606-3350

RPP Delegate — Operational Contact Point Administration et comptabilité — Clinique Omicron Inc. Courriel : rprp@cliniqueomicron.ca Telephone: 514-606-3350

Le RPP et son délégué s’engagent à répondre à toute demande dans un délai de trente (30) jours calendriers à compter de la réception de la demande complète. Ce délai peut être prorogé de dix (10) jours supplémentaires avec avis écrit au demandeur.

En cas de refus de donner suite à une demande, une explication motivée est fournie, accompagnée de l’information sur les recours disponibles, notamment le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec — www.cai.gouv.qc.ca

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